سلسلة واحدة وأربعة مستندات
يذكر عرض السعر السعر والشروط التي تقدمها. ويسجل أمر البيع ما قبله العميل، بالكميات والتسليم. وتحاسب الفاتورة على ما سُلّم فعلًا. ويغلق الدفع الدائرة. وينبغي أن تشير كل خطوة إلى التي قبلها، فتبدأ من أي مستند وتعود إلى البداية.
حافظ على تسلسل الأرقام في كل سلسلة. فالفجوة في أرقام عروض الأسعار تدل على عرض ضائع، والفجوة في أرقام الفواتير تحتاج إلى تفسير. وتظهر الفجوات بسهولة حين تتسلسل الأرقام، ويصعب جدًا كشفها حين لا تتسلسل.
اذكر هل السعر شامل للضريبة
أشيع نزاع في عروض الأسعار في سوق فيه ضريبة بسيط: ظن طرف أن السعر شامل للضريبة وظن الآخر أنه غير شامل. اطبع السعر الصافي والضريبة بنسبة 10% والإجمالي على كل عرض، بالدينار لثلاث خانات عشرية، فلا يضطر أحد إلى التخمين.
وأظهر التقسيم نفسه في أمر البيع وانقله دون تغيير إلى الفاتورة. وإن كان بند بنسبة صفرية أو بمعاملة مختلفة فاذكر ذلك على البند. وأي التوريدات ذات نسبة صفرية يؤكده الجهاز، فاسأل الجهاز أو محاسبك قبل أن تعد عميلًا بمعاملة معينة.
العملاء الآجلون وما عليهم
معظم مبيعات الجملة آجلة، فالسؤال الحقيقي كل صباح: من عليه كم ومنذ متى. احتفظ برصيد لكل عميل مبني من الفواتير مطروحًا منها الدفعات وإشعارات الدائن، واتفق على شروط الدفع كتابةً قبل أول طلب.
- قائمة بالفواتير غير المسددة لكل عميل، الأقدم أولًا.
- شروط الدفع المتفق عليها مطبوعة على عرض السعر والفاتورة.
- ملاحظة بكل وعد بالدفع، مع التاريخ والشخص الذي وعد.
- مراجعة قبل كل طلب كبير جديد من عميل متأخر أصلًا.
أوامر الشراء إلى الموردين
أمر الشراء هو جانبك من السلسلة. يخبر المورد بما تريد وبأي سعر وبحلول متى، وهو لاحقًا المستند الذي تطابق به فاتورة المورد. ويشتري كثير من التجار حول المنامة والحد من عدة موردين في وقت واحد، فعادة أمر مرقم لكل عملية شراء توفر كثيرًا من المكالمات.
وعند وصول البضاعة قارنها بالأمر قبل أن تقبل فاتورة المورد. فالفروق في الكمية أو السعر أو الضريبة أسهل بكثير في يومها منها بعد شهر.
أين يناسب TAQNIX ERP
يعمل TAQNIX ERP على جهاز Mac ويُفتح في المتصفح. ويتولى عروض الأسعار وأوامر البيع وأوامر الشراء والفواتير وإشعارات الدائن بأرقام متسلسلة وضريبة 10% لكل بند، ومتابعة المدفوعات وما على كل عميل، بالعربية والإنجليزية وبالدينار.
وهو لا يقدّم إقرارات ضريبة القيمة المضافة وليس مزوّدًا معتمدًا للفوترة الإلكترونية. إنما يجمع سلسلة المستندات في مكان واحد لتتابعها أنت ومحاسبك.
معلومات عامة وليست استشارة قانونية أو ضريبية. تأكد من القواعد لدى الجهة المختصة أو محاسبك.
قطاعات ذات صلة
