ایک زنجیر، چار دستاویزات
کوٹیشن وہ قیمت اور شرائط بتاتی ہے جو آپ پیش کرتے ہیں۔ سیلز آرڈر درج کرتا ہے کہ گاہک نے کیا قبول کیا، مقداروں اور ڈیلیوری سمیت۔ انوائس اس کا بل بناتی ہے جو واقعی پہنچایا گیا۔ ادائیگی اسے بند کرتی ہے۔ ہر مرحلہ پچھلے کا حوالہ دے، تاکہ آپ کسی بھی دستاویز سے شروع کر کے ابتدا تک واپس جا سکیں۔
ہر سلسلے میں نمبر ترتیب سے رکھیں۔ کوٹیشن کے نمبروں میں خلا گم شدہ پیشکش دکھاتا ہے۔ انوائس کے نمبروں میں خلا کی وضاحت چاہیے۔ جب نمبر ترتیب سے چلیں تو خلا آسانی سے نظر آتے ہیں، اور جب نہ چلیں تو انہیں پکڑنا بہت مشکل ہوتا ہے۔
ادھار گاہک اور ان کے ذمے رقم
تھوک کی زیادہ تر فروخت ادھار ہوتی ہے، اس لیے ہر صبح اصل سوال یہ ہے کہ کس کے ذمے کتنا ہے اور کب سے۔ ہر گاہک کا بیلنس رکھیں جو انوائسز میں سے ادائیگیاں اور کریڈٹ نوٹس نکال کر بنے، اور پہلے آرڈر سے پہلے ادائیگی کی شرائط تحریری طے کر لیں۔
- ہر گاہک کی غیر ادا شدہ انوائسز کی فہرست، پرانی پہلے۔
- طے شدہ ادائیگی کی شرائط کوٹیشن اور انوائس پر چھپی ہوئی۔
- ادائیگی کے ہر وعدے کا نوٹ، تاریخ اور وعدہ کرنے والے کے ساتھ۔
- جو گاہک پہلے ہی لیٹ ہو اس کے ہر نئے بڑے آرڈر سے پہلے جائزہ۔
سپلائرز کو پرچیز آرڈرز
صرف فون پر کبھی آرڈر نہ دیں۔ نمبر، اشیا، طے شدہ قیمت اور ڈیلیوری کی تاریخ والا پرچیز آرڈر اس وقت آپ کو بچاتا ہے جب مال آپ کی توقع سے مختلف پہنچے۔ مال قبول کرنے سے پہلے اسے آرڈر سے ملائیں، اور ادائیگی سے پہلے سپلائر کی انوائس کو اسی آرڈر سے ملائیں۔
جب مال شویخ جیسی بندرگاہ سے آتا ہے تو تاخیر عام ہے۔ متوقع تاریخ آرڈر پر رکھیں اور سپلائر کے بتانے پر اپ ڈیٹ کریں۔ آپ کے گاہک تاریخیں پوچھیں گے، اور آپ ریکارڈ سے جواب دینا چاہیں گے، یادداشت سے نہیں۔
تین اعشاریہ اور دیر سے ادائیگیوں کی پیروی
دینار میں تین اعشاریہ ہوتے ہیں، اس لیے 12.750 کویتی دینار جیسی قیمتیں عام ہیں اور گول بندی اہم ہے۔ ایک بار طے کریں کہ لائن کے کل کیسے گول ہوں گے اور ہر جگہ ایک جیسا رکھیں۔ ایک لائن پر چند فلس کا فرق بڑے آرڈر اور لمبی گاہک فہرست میں حقیقی فرق بن جاتا ہے۔
دیر سے ادائیگیوں کی پیروی ایک مقررہ ترتیب سے کریں: واجب الادا تاریخ سے چند دن پہلے یاد دہانی، اگلے دن فون، اور ایک ہفتہ لیٹ ہونے پر اکاؤنٹ کا گوشوارہ۔ شائستہ، واضح اور مستقل رہیں۔ گاہک اسے ادا کرتے ہیں جو صاف اور باقاعدگی سے مانگے۔
TAQNIX ERP کہاں فٹ بیٹھتا ہے
TAQNIX ERP Mac پر چلنے والا پروگرام ہے جو براؤزر میں کھلتا ہے۔ یہ یہاں بیان کی گئی زنجیر کو سنبھالتا ہے: کوٹیشنز، سیلز آرڈرز، ترتیب وار نمبروں والی انوائسز اور کریڈٹ نوٹس، پرچیز آرڈرز، ادائیگیوں کا حساب اور ہر گاہک کے ذمے رقم، عربی اور انگریزی دستاویزات کے ساتھ۔
اس میں اسٹاک کنٹرول، ٹیکس ریٹرن کا حساب یا شپنگ ماڈیول شامل نہیں۔ یہ آپ، آپ کے گاہکوں اور آپ کے سپلائرز کے درمیان کاغذی کارروائی ایک جگہ رکھتا ہے۔
یہ عمومی معلومات ہیں، قانونی یا ٹیکس مشورہ نہیں۔ قواعد کی تصدیق متعلقہ اتھارٹی یا اپنے اکاؤنٹنٹ سے کر لیں۔
متعلقہ شعبے
