سلسلة واحدة وأربعة مستندات
يذكر عرض السعر السعر والشروط التي تقدمها. ويسجل أمر البيع ما قبله العميل، بالكميات والتسليم. وتحاسب الفاتورة على ما سُلّم فعلًا. ويغلق الدفع الدائرة. وينبغي أن تشير كل خطوة إلى التي قبلها، فتبدأ من أي مستند وتعود إلى البداية.
حافظ على تسلسل الأرقام في كل سلسلة. فالفجوة في أرقام عروض الأسعار تدل على عرض ضائع، والفجوة في أرقام الفواتير تحتاج إلى تفسير. وتظهر الفجوات بسهولة حين تتسلسل الأرقام، ويصعب جدًا كشفها حين لا تتسلسل.
العملاء الآجلون وما عليهم
معظم مبيعات الجملة آجلة، فالسؤال الحقيقي كل صباح: من عليه كم ومنذ متى. احتفظ برصيد لكل عميل مبني من الفواتير مطروحًا منها الدفعات وإشعارات الدائن، واتفق على شروط الدفع كتابةً قبل أول طلب.
- قائمة بالفواتير غير المسددة لكل عميل، الأقدم أولًا.
- شروط الدفع المتفق عليها مطبوعة على عرض السعر والفاتورة.
- ملاحظة بكل وعد بالدفع، مع التاريخ والشخص الذي وعد.
- مراجعة قبل كل طلب كبير جديد من عميل متأخر أصلًا.
أوامر الشراء إلى الموردين
لا تطلب بالهاتف وحده أبدًا. فأمر الشراء برقم وأصناف وسعر متفق عليه وموعد تسليم يحميك حين تصل الشحنة مختلفة عما توقعت. طابق ما يصل بالطلب قبل أن تقبله، وطابق فاتورة المورد بالطلب نفسه قبل أن تدفع.
وحين تمر البضاعة عبر ميناء مثل الشويخ، فالتأخير شائع. سجّل الموعد المتوقع على الطلب وحدّثه حين يخبرك المورد. سيسألك عملاؤك عن المواعيد، وستفضل أن تجيب من سجل لا من الذاكرة.
ثلاث خانات عشرية ومتابعة الدفعات المتأخرة
للدينار ثلاث خانات عشرية، فأسعار مثل 12.750 دينار كويتي عادية، والتقريب مهم. قرّر مرة واحدة كيف تُقرَّب مجاميع البنود وأبقِه كذلك في كل مكان. فاختلاف بضعة فلوس في بند واحد يصير فرقًا حقيقيًا في طلب كبير وقائمة عملاء طويلة.
تابع الدفعات المتأخرة بإيقاع ثابت: تذكير قبل الاستحقاق بأيام، واتصال في اليوم التالي، وكشف حساب حين يبلغ التأخر أسبوعًا. كن مهذبًا ومحددًا ومنتظمًا. فالعملاء يدفعون لمن يطالب بوضوح وباستمرار.
أين يناسب TAQNIX ERP
TAQNIX ERP برنامج على جهاز Mac يُفتح في المتصفح. ويغطي السلسلة الموصوفة هنا: عروض الأسعار وأوامر البيع والفواتير وإشعارات الدائن بأرقام متسلسلة وأوامر الشراء ومتابعة المدفوعات وما على كل عميل، مع مستندات بالعربية والإنجليزية.
ولا يشمل ضبط المخزون ولا محاسبة الإقرارات الضريبية ولا وحدة للشحن. إنما يجمع المعاملات الورقية بينك وبين عملائك وموردك في مكان واحد.
معلومات عامة وليست استشارة قانونية أو ضريبية. تأكد من القواعد لدى الجهة المختصة أو محاسبك.
قطاعات ذات صلة
