مسقط کے ٹھیکیداروں اور سب کنٹریکٹرز کے لیے مرحلہ وار انوائسنگ

ایک کوٹیشن سے آغاز کریں

پہلے پورے کام کی کوٹیشن بنائیں، دائرۂ کار واضح لکھیں اور رقوم ریال میں تین اعشاریہ تک دیں۔ کلائنٹ قبول کرے تو کوٹیشن کو سیلز آرڈر میں بدل دیں۔ یہی سیلز آرڈر ہر مرحلے کی انوائس کا حوالہ بنتا ہے، یوں کلائنٹ، سائٹ ٹیم اور آپ کا اکاؤنٹس ایک ہی اعداد کی طرف دیکھتے ہیں۔

مراحل کی فہرست اسی وقت طے کریں، بعد میں نہیں۔ لکھ لیں کہ ہر مرحلے کا نام کیا ہے اور بل بنانے سے پہلے کیا مکمل ہونا ضروری ہے، تاکہ انوائس آنے پر اس بحث کا آغاز نہ ہو کہ مکمل ہونے کا مطلب کیا ہے۔ مراحل سائٹ کی پیش رفت، کنسلٹنٹ کے سرٹیفکیٹ یا کنٹریکٹ میں درج تاریخوں کے مطابق ہو سکتے ہیں۔

مرحلہ بہ مرحلہ انوائس

مثال کے طور پر OMR 12,000.000 کا فٹ آؤٹ کنٹریکٹ چار برابر مراحل میں طے پایا، ہر مرحلہ OMR 3,000.000 کا۔ ہر مرحلے کی انوائس پر 5% ویٹ (VAT) OMR 150.000 بنتا ہے، یوں کلائنٹ کو فی مرحلہ OMR 3,150.000 کی انوائس بھیجی جاتی ہے۔ ہر مرحلے کی واضح تفصیل لکھیں، جیسے «مرحلہ 2: پارٹیشنز اور ابتدائی الیکٹریکل کام»، اور انوائس پر سیلز آرڈر نمبر رکھیں۔

برابر مراحل صرف ایک مثال ہیں۔ بہت سے کنٹریکٹس میں مراحل غیر برابر ہوتے ہیں، دستخط پر پہلی ادائیگی ہوتی ہے، یا کنسلٹنٹ کی تصدیق شدہ رقم دی جاتی ہے۔ آپ کا کنٹریکٹ جو بھی کہے، ہر انوائس سیلز آرڈر سے بنائیں تاکہ آپ کو ہمیشہ نظر آئے کہ کنٹریکٹ کی مالیت کے مقابلے میں کتنا بل بن چکا ہے۔ ہر مرحلے کی تفصیل کوٹیشن، سیلز آرڈر اور انوائس میں ایک جیسی رکھیں تاکہ کلائنٹ کو شروع سے آخر تک ایک ہی فہرست نظر آئے۔

دیکھیں کہ کیا ادا ہوا

جو انوائس بھیج دی گئی وہ ابھی ملی ہوئی رقم نہیں۔ ہر انوائس پر ادائیگی کی مدت دیں تاکہ اس کی واجب الادا تاریخ ہو، پھر اس کی صورتحال دیکھتے رہیں: غیر ادا شدہ، جزوی ادا شدہ یا ادا شدہ۔ کلائنٹ اکثر دیر سے ادا کرتے ہیں یا تصدیق شدہ رقم کا صرف حصہ دیتے ہیں، اس لیے صورتحال کی فہرست آپ کی روزانہ فالو اپ شیٹ بن جاتی ہے۔

• واجب الادا انوائسیں کلائنٹ کے حساب سے ترتیب دیں اور سب سے بڑے بیلنس والے کو پہلے فون کریں
• جزوی ادائیگی آتے ہی درج کریں، پوری رقم کا انتظار نہ کریں
• کلائنٹ مرحلے کی انوائس سے کم ادا کرے تو وجہ لکھ لیں
• اگلے مرحلے کا کام شروع کرنے سے پہلے کھلے مراحل دیکھ لیں

سپلائرز کو پرچیز آرڈر بھیجیں

مٹیریل اور سب کنٹریکٹرز کام کا دوسرا رخ ہیں۔ ہر سپلائر یا سب کنٹریکٹر کو پرچیز آرڈر جاری کریں جس میں چیز، مقدار، طے شدہ قیمت اور ڈیلیوری کی جگہ درج ہو۔ تحریری آرڈر مال کم آنے یا قیمت بدلنے پر دونوں فریقوں کو تحفظ دیتا ہے، اور آرڈر اور انوائسیں ایک جگہ رکھنے سے لاگت اور بلنگ کو ساتھ دیکھنا آسان ہو جاتا ہے۔

اگر آپ سب کنٹریکٹر ہیں تو مین کنٹریکٹر آپ کو پرچیز آرڈر بھیج سکتا ہے۔ اس کے خلاف بنائی جانے والی ہر انوائس پر اس کا نمبر لکھیں، کیونکہ اکاؤنٹس ٹیمیں عموماً ادائیگی سے پہلے انوائس کو آرڈر سے ملاتی ہیں۔ اگر آپ مین کنٹریکٹر ہیں تو اپنے سب کنٹریکٹرز کے ساتھ اس کے برعکس کریں: پہلے پرچیز آرڈر جاری کریں تاکہ ان کی انوائسوں کو ملانے کے لیے آرڈر موجود ہو۔

کریڈٹ نوٹ سے مرحلے کی اصلاح

اگر کسی مرحلے کا بل زیادہ بن گیا ہو تو انوائس میں ترمیم نہ کریں۔ اس کے خلاف کریڈٹ نوٹ جاری کریں۔ مثال کے طور پر مرحلہ 2 کی انوائس OMR 3,000.000 کی تھی، مگر کلائنٹ نے OMR 2,500.000 مالیت کے کام کی تصدیق کی۔ OMR 500.000 اور اس پر OMR 25.000 ویٹ، یعنی کل OMR 525.000 کا کریڈٹ نوٹ مرحلے کو تصدیق شدہ رقم پر لے آتا ہے۔

کلائنٹ کو کریڈٹ نوٹ درست شدہ پوزیشن کے ساتھ بھیجیں تاکہ دونوں فریق ایک ہی بیلنس دیکھیں۔ اسے مرحلے کی اصل انوائس سے جوڑے رکھیں اور اس پر وجہ لکھیں، مثلاً کم مالیت کے کام کی تصدیق۔ TAQNIX ERP 5% ویٹ والی انوائسوں کے ساتھ کریڈٹ نوٹ کی سہولت دیتا ہے۔ اصلاح پر ویٹ کیسے لاگو ہوتا ہے، اس کے لیے عمان ٹیکس اتھارٹی (OTA) یا اپنے اکاؤنٹنٹ سے رجوع کریں۔