رسیل، صحار اور دقم کے سپلائرز کے لیے پرچیز آرڈر کا نظم

ایک کام، تین دستاویزات

ہر کام کا آغاز کسٹمر کو کوٹیشن سے کریں۔ کسٹمر قبول کرے تو اسے سیلز آرڈر بنا دیں، اور پھر طے کریں کہ ڈیلیوری کے لیے کیا خریدنا ہے: پرزے، مٹیریل یا سب کنٹریکٹ پر کوئی سروس۔ اس کے بعد اپنے سپلائر کو جانے والا ہر پرچیز آرڈر اسی کسٹمر کے کام کا حوالہ دیتا ہے، یوں کام کی لاگت اور اس کی فروخت قیمت ساتھ ساتھ پڑھی جا سکتی ہے۔

یہ ترتیب ان ورکشاپس کے لیے سب سے اہم ہے جو کسی مخصوص کام کے لیے خریدتی ہیں، جیسے صحار میں گاڑی کی مرمت یا دقم میں کسی سائٹ کے لیے فیبریکیشن۔ بل آنے کے بعد لکھا گیا پرچیز آرڈر جو ہوا اس کا ریکارڈ ہے، جبکہ پہلے لکھا گیا آرڈر اس بات پر کنٹرول ہے کہ آپ کس ادائیگی پر رضامند ہوتے ہیں۔

ایسا پرچیز آرڈر جو بحث ختم کرے

ہر پرچیز آرڈر پر چیز، مقدار، طے شدہ یونٹ قیمت ریال میں تین اعشاریہ تک، ڈیلیوری کی جگہ اور متوقع ڈیلیوری کا دن لکھیں۔ ڈیلیوری کی جگہ درست نام سے لکھیں، جیسے رسیل میں آپ کی ورکشاپ یا کسٹمر کی سائٹ کا گیٹ، کیونکہ مبہم پتے والا ڈرائیور آپ کا ایک دن لے جاتا ہے۔ کسٹمر کا آرڈر نمبر بھی ڈالیں تاکہ سپلائر کا ڈیلیوری نوٹ کام سے ملایا جا سکے۔

اسے ایسی زبان میں بھیجیں جو آپ کا سپلائر پڑھتا ہو۔ TAQNIX ERP عربی اور انگریزی میں پرچیز آرڈر بناتا ہے، یوں صحار کا سپلائر اور بیرونِ ملک کا مینوفیکچرر ایک ہی دستاویز اپنی اپنی زبان میں پڑھ سکتے ہیں۔ ایک ڈیلیوری کے لیے ایک پرچیز آرڈر رکھیں، ایسا مسلسل کھلا آرڈر نہیں جسے کوئی بند نہ کر سکے۔

سپلائر کے بل کی مطابقت

جب سپلائر کا بل آئے تو اسے تین چیزوں سے ملائیں: پرچیز آرڈر، ڈیلیوری نوٹ، اور جو مال واقعی پہنچا۔ فرق زیادہ تر قیمتوں اور مقداروں میں ہوتے ہیں، اور تین اعشاریہ والی قیمتوں میں غلطی کرنا بھی آسان ہے اور نظر انداز کرنا بھی۔ ادائیگی سے پہلے یونٹ قیمت بیسہ تک جانچیں، صرف بل کے نیچے کا کل نہ دیکھیں۔

مثال کے طور پر آپ OMR 2.450 کے حساب سے 40 یونٹ منگواتے ہیں، یعنی OMR 98.000 اور اس پر 5% ویٹ (VAT) OMR 4.900، کل OMR 102.900۔ بل میں یونٹ قیمت OMR 2.540 آتی ہے، دو ہندسے الٹ گئے: OMR 101.600 اور ویٹ OMR 5.080، کل OMR 106.680۔ بل آرڈر سے OMR 3.780 زیادہ ہے، اور اسے صرف پرچیز آرڈر کے مقابل لائن بہ لائن جانچ پکڑتی ہے۔

ادائیگی کی صورتحال اور آپ کی اپنی تاریخیں

سپلائر کے ہر بل کی واجب الادا تاریخ ہوتی ہے جو طے شدہ ادائیگی کی مدت سے بنتی ہے، اور ایک صورتحال: غیر ادا شدہ، جزوی ادا شدہ یا ادا شدہ۔ کیا ادا کرنا ہے یہ طے کرنے سے پہلے اگلے ہفتے واجب الادا ہونے والے بل دیکھیں اور انہیں اس رقم کے مقابل رکھیں جو آپ کے کسٹمرز آپ کو دینے ہیں۔ عادتاً جلد ادا کرنا کھاتا خالی کر دیتا ہے، اور دیر سے ادا کرنا سپلائر کو آپ کا اگلا ہنگامی آرڈر پورا کرنے سے ہچکچاہٹ دلاتا ہے۔

جزوی ادائیگی جیسے ہی ہو درج کریں۔ صحار کا جو سپلائر آدھی رقم ابھی اور آدھی بعد میں لیتا ہے اسے ایک بل پر دو ادائیگیاں نظر آنی چاہئیں، ہر بار نیا حوالہ نہیں۔ اس سے بلوں کی فہرست درست رہتی ہے، اور کوئی سوال اٹھے تو سپلائر کے ساتھ بات چیت مختصر اور خوشگوار رہتی ہے۔

مستقل کسٹمرز کے دہرائے آرڈر

مستقل کسٹمر، جیسے وہ فیکٹری جو وہی استعمال کی اشیا خریدتی ہے یا وہ فلیٹ مالک جو اپنی گاڑیاں باری باری لاتا ہے، ایک ہی چیزیں بار بار منگواتے ہیں۔ ہر دہرایا آرڈر پچھلی کوٹیشن اور پچھلے پرچیز آرڈر سے شروع کریں، اور صرف وہ بدلیں جو بدلا ہو: قیمت، مقدار یا ڈیلیوری کا دن۔ یہ دوبارہ ٹائپ کرنے سے تیز ہے اور سپلائر اور کسٹمر دونوں کے لیے الفاظ ایک جیسے رکھتا ہے۔

ہر دہرائے آرڈر پر قیمتیں دوبارہ جانچیں۔ ہو سکتا ہے پچھلی بار کے بعد سپلائر کی قیمت بدل چکی ہو، اور پرانی قیمت پر بنی کسٹمر کی کوٹیشن کام کا منافع صفر کر سکتی ہے۔ قیمت میں تبدیلی کو ڈیلیوری سے پہلے کسٹمر سے بات کرنے کی وجہ سمجھیں، انوائس کے بعد نہیں۔

ہر ہفتے کیا دیکھیں

ہر ہفتے ایک مقررہ وقت چنیں، فہرست بنانے کی ذمہ داری ایک شخص کو دیں، اور جائزہ مختصر اور عملی رکھیں۔ مقصد لمبی رپورٹ نہیں بلکہ ایک نظر میں یہ دیکھنا ہے کہ کیا لیٹ ہے، کیا واجب الادا ہے اور کیا بھول گیا ہے۔ فہرست کی ہر چیز کا مالک اور دن میٹنگ ختم ہونے سے پہلے طے ہو: کون کس کو فون کرے گا، کس دستاویز کے ساتھ، اور کب تک۔

• بھیجے گئے مگر ابھی نہ پہنچنے والے پرچیز آرڈر
• بغیر بل کے وصول ہونے والی ڈیلیوریاں، اور بغیر مطابق پرچیز آرڈر کے بل
• اگلے ہفتے واجب الادا ہونے والے سپلائر بل
• کسٹمر کے قبول شدہ آرڈر جن کا سپلائر کو ابھی آرڈر نہیں دیا گیا
• وہ مستقل کسٹمر جنہوں نے معمول سے زیادہ مدت سے آرڈر نہیں دیا