دليل الفوترة المرحلية للمقاولين ومقاولي الباطن في مسقط

ابدأ من عرض سعر واحد

سعّر العمل كله أولًا مع كتابة نطاق الأعمال بوضوح وبمبالغ بالريال بثلاث خانات عشرية. وعند قبول العميل حوّل عرض السعر إلى أمر بيع. يصبح أمر البيع هذا المرجع لكل فاتورة مرحلة، فيشير العميل وفريق الموقع وحساباتك إلى الأرقام نفسها.

اتفق على قائمة المراحل في هذه اللحظة لا بعدها. دوّن اسم كل مرحلة وما ينبغي إنجازه قبل أن تجوز فوترتها، حتى لا تثير الفاتورة خلافًا حول معنى الإنجاز. ويمكن أن ترتبط المراحل بالتقدم في الموقع أو بشهادة استشاري أو بالتواريخ الواردة في العقد.

فوتِر مرحلة بعد مرحلة

مثلًا، اتُّفق على عقد تجهيزات داخلية بقيمة 12,000.000 ريال على أربع مراحل متساوية، قيمة كل منها 3,000.000 ريال. تتضمن فاتورة كل مرحلة ضريبة 5% بقيمة 150.000 ريال، فيُفوتر العميل بمبلغ 3,150.000 ريال عن كل مرحلة. صِف كل مرحلة بوضوح، مثل «المرحلة 2: القواطع والتمديدات الكهربائية الأولية»، واحتفظ برقم أمر البيع على الفاتورة.

المراحل المتساوية مجرد مثال. فكثير من العقود تعتمد مراحل غير متساوية أو دفعة أولى عند التوقيع أو مبالغ يعتمدها استشاري. أيًّا كان نص عقدك، أصدر كل فاتورة من أمر البيع لتعرف دائمًا ما فُوتر مقابل قيمة العقد. واحرص على أن يكون وصف كل مرحلة واحدًا في عرض السعر وأمر البيع والفاتورة، ليرى العميل قائمة واحدة من البداية إلى النهاية.

تابع ما سُدد

الفاتورة المرسلة لا تعني مالًا مقبوضًا. أعطِ كل فاتورة مدة سداد ليكون لها تاريخ استحقاق، ثم راقب حالتها: غير مسددة أو مسددة جزئيًا أو مسددة. وكثيرًا ما يتأخر العملاء أو يدفعون جزءًا فقط من المبلغ المعتمد، فتتحول قائمة الحالات إلى ورقة متابعتك اليومية.

• رتّب الفواتير المتأخرة حسب العميل واتصل أولًا بصاحب أكبر رصيد
• سجّل الدفعات الجزئية عند وصولها بدل انتظار المبلغ كاملًا
• دوّن السبب حين يدفع العميل أقل من فاتورة المرحلة
• راجع المراحل المفتوحة قبل البدء بالمرحلة التالية

أرسل أوامر الشراء إلى الموردين

المواد ومقاولو الباطن هم الجانب الآخر من العمل. أصدر أمر شراء لكل مورد أو مقاول باطن يتضمن الصنف والكمية والسعر المتفق عليه وموقع التسليم. يحمي الأمر المكتوب الطرفين عند نقص في التسليم أو تغير في السعر، ويسهّل حفظ الأوامر والفواتير في مكان واحد النظر إلى التكلفة والفوترة معًا.

وإن كنت مقاول الباطن فقد يرسل لك المقاول الرئيسي أمر شراء. اذكر رقمه في كل فاتورة تصدرها عليه، لأن أقسام الحسابات تطابق الفواتير مع الأوامر عادة قبل السداد. وإن كنت المقاول الرئيسي فافعل العكس مع مقاولي الباطن لديك: أصدر أمر الشراء أولًا ليكون لفواتيرهم أمر تُطابق معه.

صحّح مرحلة بإشعار دائن

إذا فُوترت مرحلة بأكثر من اللازم فلا تعدّل الفاتورة، بل أصدر إشعارًا دائنًا مقابلها. مثلًا فُوترت المرحلة 2 بمبلغ 3,000.000 ريال لكن العميل اعتمد أعمالًا قيمتها 2,500.000 ريال. إشعار دائن بمبلغ 500.000 ريال مضافًا إليه ضريبة 25.000 ريال، أي 525.000 ريال إجمالًا، يعيد المرحلة إلى الرقم المعتمد.

أرسل إلى العميل الإشعار الدائن مع الوضع المصحّح ليرى الطرفان الرصيد نفسه. وأبقِ الإشعار مرتبطًا بفاتورة المرحلة الأصلية واذكر سببه، كأن تكون الأعمال المعتمدة بقيمة أقل. وتدعم TAQNIX ERP الإشعارات الدائنة إلى جانب الفواتير بضريبة 5%. وللاطلاع على كيفية تطبيق الضريبة على التصحيح راجع هيئة الضرائب العمانية أو محاسبك.