عروض الأسعار وأوامر الشراء للتجارة والمقاولات في قطر

سلسلة واحدة وأربعة مستندات

يذكر عرض السعر السعر والشروط التي تقدمها. ويسجل أمر البيع ما قبله العميل، بالكميات والتسليم. وتحاسب الفاتورة على ما سُلّم أو أُنجز فعلًا. ويغلق الدفع الدائرة. وينبغي أن تشير كل خطوة إلى التي قبلها، فتبدأ من أي مستند وتعود إلى البداية.

حافظ على تسلسل الأرقام في كل سلسلة. فالفجوة في أرقام عروض الأسعار تدل على عرض ضائع، والفجوة في أرقام الفواتير تحتاج إلى تفسير. وتظهر الفجوات بسهولة حين تتسلسل الأرقام، ويصعب جدًا كشفها حين لا تتسلسل.

عروض الأسعار لأعمال المقاولات

تحمل عروض أسعار المقاولات مخاطر أكبر من قائمة أسعار بسيطة، لأن نطاق العمل قد ينزاح. صف العمل في بنود واضحة، واذكر ما لا يشمله، وضع مراحل الدفع على عرض السعر نفسه. وحين يطلب العميل عملًا إضافيًا أصدر عرضًا جديدًا أو إضافة معلَّمة بوضوح، ولا تعتمد على مكالمة هاتفية.

• وصف قصير للعمل وما هو مستثنى منه.
• مراحل الدفع وما يجب إنجازه قبل فوترة كل مرحلة.
• مدة سريان العرض ومدة التسليم أو الإنجاز.
• رقم مرجعي، ليشير إليه الطلب والفاتورة اللاحقة.

أوامر الشراء إلى الموردين

لا تطلب بالهاتف وحده أبدًا. فأمر الشراء برقم وأصناف وسعر متفق عليه وموعد تسليم يحميك حين تصل الشحنة مختلفة عما توقعت. طابق ما يصل بالطلب قبل أن تقبله، وطابق فاتورة المورد بالطلب نفسه قبل أن تدفع.

وحين تمر البضاعة عبر ميناء مثل ميناء حمد، فالتأخير شائع. سجّل الموعد المتوقع على الطلب وحدّثه حين يخبرك المورد. سيسألك عملاؤك ومديرو المواقع عن المواعيد، وستفضل أن تجيب من سجل لا من الذاكرة.

متابعة الدفعات من عرض السعر إلى القبض

معظم أعمال التجارة والمقاولات آجلة، فالسؤال الحقيقي كل صباح: من عليه كم ومنذ متى. احتفظ برصيد لكل عميل مبني من الفواتير مطروحًا منها الدفعات وإشعارات الدائن، واتفق على شروط الدفع كتابةً قبل أول طلب. ومبالغ الريال بخانتين عشريتين، فيجب أن تجمع الفواتير المرحلية بالضبط إلى الإجمالي المتفق عليه.

تابع بإيقاع ثابت: تذكير قبل الاستحقاق بأيام، واتصال في اليوم التالي، وكشف حساب حين يبلغ التأخر أسبوعًا. كن مهذبًا ومحددًا ومنتظمًا. فالعملاء يدفعون لمن يطالب بوضوح وباستمرار، وسجل كل وعد بالدفع، بتاريخ واسم، يُبقي الحديث هادئًا.

أين يناسب TAQNIX ERP

TAQNIX ERP برنامج على جهاز Mac يُفتح في المتصفح. ويغطي السلسلة الموصوفة هنا: عروض الأسعار وأوامر البيع والفواتير وإشعارات الدائن بأرقام متسلسلة وأوامر الشراء ومتابعة المدفوعات وما على كل عميل، مع مستندات بالعربية والإنجليزية.

ولا يشمل ضبط المخزون ولا محاسبة الإقرارات الضريبية ولا حساب تكاليف المشاريع ولا وحدة للشحن. إنما يجمع المعاملات الورقية بينك وبين عملائك وموردك في مكان واحد.