ایک زنجیر، چار دستاویزات
کوٹیشن وہ قیمت اور شرائط بتاتی ہے جو آپ پیش کرتے ہیں۔ سیلز آرڈر درج کرتا ہے کہ گاہک نے کیا قبول کیا، مقداروں اور ڈیلیوری سمیت۔ انوائس اس کا بل بناتی ہے جو واقعی پہنچایا یا مکمل کیا گیا۔ ادائیگی اسے بند کرتی ہے۔ ہر مرحلہ پچھلے کا حوالہ دے، تاکہ آپ کسی بھی دستاویز سے شروع کر کے ابتدا تک واپس جا سکیں۔
ہر سلسلے میں نمبر ترتیب سے رکھیں۔ کوٹیشن کے نمبروں میں خلا گم شدہ پیشکش دکھاتا ہے۔ انوائس کے نمبروں میں خلا کی وضاحت چاہیے۔ جب نمبر ترتیب سے چلیں تو خلا آسانی سے نظر آتے ہیں، اور جب نہ چلیں تو انہیں پکڑنا بہت مشکل ہوتا ہے۔
ٹھیکیداری کام کی کوٹیشنز
ٹھیکیداری کوٹیشنز میں سادہ قیمت فہرست سے زیادہ خطرہ ہوتا ہے، کیونکہ کام کا دائرہ کھسک سکتا ہے۔ کام کو سادہ سطروں میں لکھیں، بتائیں کہ کیا شامل نہیں، اور ادائیگی کے مراحل کوٹیشن پر ہی رکھیں۔ جب گاہک اضافی کام مانگے تو نئی کوٹیشن یا واضح نشان زدہ اضافہ جاری کریں، فون کال پر انحصار نہ کریں۔
- کام کی مختصر تفصیل اور جو شامل نہیں۔
- ادائیگی کے مراحل اور ہر مرحلے کا بل بنانے سے پہلے کیا مکمل ہونا چاہیے۔
- پیشکش کی میعاد اور ڈیلیوری یا تکمیل کا وقت۔
- ایک حوالہ نمبر، تاکہ آرڈر اور بعد کی انوائس اس کا حوالہ دے سکیں۔
سپلائرز کو پرچیز آرڈرز
صرف فون پر کبھی آرڈر نہ دیں۔ نمبر، اشیا، طے شدہ قیمت اور ڈیلیوری کی تاریخ والا پرچیز آرڈر اس وقت آپ کو بچاتا ہے جب مال آپ کی توقع سے مختلف پہنچے۔ مال قبول کرنے سے پہلے اسے آرڈر سے ملائیں، اور ادائیگی سے پہلے سپلائر کی انوائس کو اسی آرڈر سے ملائیں۔
جب مال حمد پورٹ جیسی بندرگاہ سے آتا ہے تو تاخیر عام ہے۔ متوقع تاریخ آرڈر پر رکھیں اور سپلائر کے بتانے پر اپ ڈیٹ کریں۔ آپ کے گاہک اور سائٹ مینیجر تاریخیں پوچھیں گے، اور آپ ریکارڈ سے جواب دینا چاہیں گے، یادداشت سے نہیں۔
کوٹیشن سے نقد تک ادائیگیوں کی پیروی
تجارت اور ٹھیکیداری کا زیادہ تر کام ادھار ہوتا ہے، اس لیے ہر صبح اصل سوال یہ ہے کہ کس کے ذمے کتنا ہے اور کب سے۔ ہر گاہک کا بیلنس رکھیں جو انوائسز میں سے ادائیگیاں اور کریڈٹ نوٹس نکال کر بنے، اور پہلے آرڈر سے پہلے ادائیگی کی شرائط تحریری طے کر لیں۔ ریال کی رقوم دو اعشاریہ کی ہوتی ہیں، اس لیے مرحلہ وار انوائسز کا مجموعہ طے شدہ کل سے ٹھیک ملنا چاہیے۔
ایک مقررہ ترتیب سے پیروی کریں: واجب الادا تاریخ سے چند دن پہلے یاد دہانی، اگلے دن فون، اور ایک ہفتہ لیٹ ہونے پر اکاؤنٹ کا گوشوارہ۔ شائستہ، واضح اور مستقل رہیں۔ گاہک اسے ادا کرتے ہیں جو صاف اور باقاعدگی سے مانگے، اور ادائیگی کے ہر وعدے کا ریکارڈ، تاریخ اور نام کے ساتھ، بات چیت کو پرسکون رکھتا ہے۔
TAQNIX ERP کہاں فٹ بیٹھتا ہے
TAQNIX ERP Mac پر چلنے والا پروگرام ہے جو براؤزر میں کھلتا ہے۔ یہ یہاں بیان کی گئی زنجیر کو سنبھالتا ہے: کوٹیشنز، سیلز آرڈرز، ترتیب وار نمبروں والی انوائسز اور کریڈٹ نوٹس، پرچیز آرڈرز، ادائیگیوں کا حساب اور ہر گاہک کے ذمے رقم، عربی اور انگریزی دستاویزات کے ساتھ۔
اس میں اسٹاک کنٹرول، ٹیکس ریٹرن کا حساب، پروجیکٹ کی لاگت یا شپنگ ماڈیول شامل نہیں۔ یہ آپ، آپ کے گاہکوں اور آپ کے سپلائرز کے درمیان کاغذی کارروائی ایک جگہ رکھتا ہے۔
یہ عمومی معلومات ہیں، قانونی یا ٹیکس مشورہ نہیں۔ قواعد کی تصدیق متعلقہ اتھارٹی یا اپنے اکاؤنٹنٹ سے کر لیں۔
متعلقہ شعبے
