علامات أنك تجاوزت الجدول
لا تعني علامة واحدة أن عليك الانتقال، أما اجتماع عدة علامات فيعنيه عادة. كن صريحًا في عدد ما ينطبق منها على أسبوعك.
- تُكتب أرقام الفواتير يدويًا، وتشارك فاتورتان رقمًا واحدًا أو ضاعت إحداهما.
- لا يستطيع أحد أن يقول بسرعة كم على عميل معين دون فتح ثلاثة ملفات.
- يعدّل أكثر من شخص الملف نفسه، وعندك نسخ باسم نهائي ونهائي اثنان ونهائي الأحدث.
- تغير سعر في جدول ولم يتغير في عرض السعر، ولاحظ العميل ذلك.
- يقضي محاسبك الساعة الأولى من كل زيارة في العثور على الأشياء فقط.
ما يغيّره نظام ERP وما لا يغيّره
يضع نظام ERP العملاء والمنتجات والمستندات في مكان واحد بأرقام متسلسلة. فالسعر يعيش في سجل واحد، فلا يختلف عرض السعر عن الفاتورة. والدفعة تُدخل مرة واحدة وتظهر في رصيد العميل. وهذا معظم المكسب.
لكنه لا يصلح إجراءً لا يتبعه أحد. فإن خرجت البضاعة من المحل اليوم بلا مستند فستخرج غدًا بلا مستند. البرنامج يساعد من يريد حفظ السجلات ويجعل حفظها أسهل. ابدأ صغيرًا، بالمستند الذي يسبب لك أكبر متاعب اليوم.
الانتقال دون إيقاف العمل
انتقل على مراحل، وابدأ بالقوائم. انقل عملاءك وموردك ومنتجاتك أولًا ونظّفها في الطريق: احذف المكرر وصحح الأسماء واكتب الأسعار بالريال لخانتين عشريتين. هذا هو الجزء الذي يحتاج تفكيرًا، ولا يعرّض العمل اليومي لأي خطر.
ثم ابدأ الفوترة من يوم تختاره، وعادة أول الشهر، كي تعيش كل فترة كاملة في مكان واحد. أدخل أرصدة الافتتاح على هيئة فواتير عملاء ما زالت غير مسددة. بعدها أضف عروض الأسعار والطلبات، ثم شاشة الكاشير آخرًا إن كنت تدير محلًا.
احتفظ بالجدول القديم لكن اجعله للقراءة فقط. لا يعدّله أحد ويستطيع الجميع الرجوع إليه. وبعد بضعة أشهر، حين يرى محاسبك فترة كاملة تخرج من النظام الجديد، تستطيع إيقافه بثقة.
قبل أن تقرر، اطرح ثلاثة أسئلة
أولًا، من سيملك النظام الجديد يوميًا؟ البرنامج الذي لا يملكه أحد يعود إلى الجداول خلال شهر. سمِّ شخصًا واحدًا يُبقي قائمة المنتجات وقائمة العملاء مرتبتين.
ثانيًا، ما المشكلة الواحدة التي تتمنى زوالها قبل نهاية الشهر القادم؟ الدفعات المتأخرة وعروض الأسعار غير المتطابقة والدرج الفوضوي عند الإقفال كلها إجابات جيدة. ثالثًا، ماذا يحتاج محاسبك أن يرى؟ اطلبه بالاسم، كي تجيب السجلات الجديدة عن الأسئلة التي تتكرر في كل مرة.
أين يناسب TAQNIX ERP، بصراحة
TAQNIX ERP برنامج يعمل على جهاز Mac ويُفتح في المتصفح. يتولى الفواتير وإشعارات الدائن بأرقام متسلسلة، وعروض الأسعار، وأوامر البيع والشراء، وشاشة نقطة بيع، ومتابعة المدفوعات، ومستندات بالعربية والإنجليزية.
ولا يتولى الرواتب ولا الموارد البشرية، وليس فيه وحدة مخزون، ولا يقدم إقرارات، وليس مزوّدًا معتمدًا للفوترة الإلكترونية. وإن احتجت إلى هذه فستحتاج أدوات أخرى بجانبه. أما إن كان ألمك في المستندات والأرقام ومن عليه كم، فهو مصمم لذلك.
معلومات عامة وليست استشارة قانونية أو ضريبية. تأكد من القواعد لدى الجهة المختصة أو محاسبك.
قطاعات ذات صلة
