إشعارات الدائن في الإمارات: المرتجعات وتصحيح الأسعار والإلغاء

ثلاث حالات تستدعي إشعار دائن

يخفض إشعار الدائن ما يدين به العميل لك ويسجل السبب، فهو يصحح الماضي علنًا بدل أن يعيد كتابته. وتستدعيه ثلاث حالات يومية: بضاعة تعود، أو سعر أو كمية خاطئة في الفاتورة، أو خدمة فُوترت ثم أُلغيت. واسأل محاسبك عن الحالات الأقل شيوعًا، كخصم اتُّفق عليه بعد صدور الفاتورة.

• بضاعة مرتجعة: يعيد العميل بعض ما سُلّم إليه أو كله
• تصحيح سعر أو كمية: حُمّلت الفاتورة أكثر مما اتُّفق عليه
• خدمة ملغاة: فُوتر العمل لكنه لن يُنفَّذ الآن

لماذا لا تُعدَّل فاتورة صدرت

بعد إرسال الفاتورة يحتفظ العميل بنسخته. فإن غيّرت نسختك لم تعد النسختان متطابقتين، ولا يستطيع أحد أن يقول أيهما الصحيحة. أما إشعار الدائن فيترك الأصل كما هو ويضيف بجانبه تصحيحًا مؤرخًا، فيرى من يقرأ الدفاتر لاحقًا المستندين معًا والسبب. وإن كان العميل لا يزال بحاجة إلى فاتورة بالمبلغ الصحيح فأصدر فاتورة جديدة بعد إشعار الدائن.

اربط إشعار الدائن بالفاتورة الأصلية

أنشئ إشعار الدائن من الفاتورة التي يصححها، لتشير الوثيقتان إلى إحداهما الأخرى. فهذا الربط يتيح لمحاسبك تتبع التصحيح في ثوانٍ، ويُبقي حساب العميل صادقًا: الفاتورة والإشعار والمدفوعات كلها في مكان واحد. وفي TAQNIX ERP يُنشأ إشعار الدائن على الفاتورة الأصلية، فيأتي الربط مع المستند.

اكتب سببًا قصيرًا وواضحًا على كل إشعار دائن، مثل "وحدتان مرتجعتان لأن الطراز خاطئ". فالسبب المكتوب في يومه دقيق، أما الذي يُستعاد بعد أشهر فنادرًا ما يكون كذلك. واتفق مع محاسبك على كيفية ترقيم إشعارات الدائن واعتمادها ومن في فريقك يحق له إصدارها.

مثال محسوبة بالدرهم

خذ مثلًا فاتورة بقيمة 1,000.00 درهم عن 10 وحدات بسعر 100.00 درهم للوحدة. تبلغ ضريبة 5% مبلغ 50.00 درهم، فيكون إجمالي الفاتورة 1,050.00 درهم. ثم يعيد العميل 3 وحدات. فيكون إشعار الدائن عن 3 وحدات بسعر 100.00 درهم، أي 300.00 درهم، مضافًا إليها 15.00 درهم ضريبة، فالإجمالي 315.00 درهم. وهذه أرقام توضيحية وليست قائمة أسعار.

• الفاتورة الأصلية: 1,000.00 درهم زائد 50.00 درهم ضريبة، والإجمالي 1,050.00 درهم
• إشعار الدائن عن 3 وحدات: 300.00 درهم زائد 15.00 درهم ضريبة، والإجمالي 315.00 درهم
• المبيعات بعد الإشعار: 700.00 درهم مع ضريبة 35.00 درهم، والإجمالي 735.00 درهم

كيف يتبع الرصيد وملخص الضريبة الإشعار

بمجرد اعتماد إشعار الدائن ينقص رصيد العميل بمقدار إجماليه. ففي المثال، العميل الذي لم يسدد يدين الآن بمبلغ 735.00 درهم بدل 1,050.00 درهم. أما من سدد 1,050.00 درهم فله رصيد دائن قدره 315.00 درهم، يمكنك ردّه إليه أو خصمه من الفاتورة التالية بحسب ما تتفقان عليه.

ويتبع ملخص الضريبة المستندات نفسها. ففي المثال تصبح ضريبة المبيعات بعد الإشعار 35.00 درهم بدل 50.00 درهم، وهي 5% من 700.00 درهم. راجع كشف حساب العميل بعد كل إشعار دائن لتتأكد من الرصيد، واسأل محاسبك كيف يُدرج الإشعار في إقرارك الضريبي.

القواعد من اختصاص الهيئة الاتحادية للضرائب

ما يجب أن يتضمنه إشعار الدائن ومتى يجوز إصداره وكيف يظهر في الإقرار قواعد تضعها الهيئة الاتحادية للضرائب لا البرنامج. راجعها لدى الهيئة أو محاسبك. ويُصدر TAQNIX ERP فواتير بضريبة 5% وإشعارات دائن بالعربية والإنجليزية. فاستعن بهذا الفحص القصير قبل أن ترسل أحدها.

• السبب مكتوب على إشعار الدائن
• الإشعار مرتبط بالفاتورة الأصلية
• المبالغ وضريبة 5% محسوبة من النظام بالدرهم وبخانتين عشريتين
• رصيد العميل وكشف حسابه جرت مراجعتهما