شروط السداد وروتين التحصيل للمنشآت في الإمارات

ضع الشروط على كل فاتورة

اتفق على شروط السداد قبل أول طلب، واكتبها في عرض السعر ودعها تنتقل إلى الفاتورة مع تاريخ استحقاق. ويمكن أن تكون الشروط بسيطة: مستحقة عند الاستلام، أو بعد عدد محدد من الأيام من تاريخ الفاتورة، أو بخطة أقساط متفق عليها. والفاتورة بلا تاريخ استحقاق فاتورة لا يستطيع أحد أن يصفها بالمتأخرة.

قد تختلف الشروط من عميل إلى آخر، فدوّن الشروط المعتادة لكل عميل وطبّقها حين تُعدّ عرض السعر. ويتتبع TAQNIX ERP حالة السداد وتواريخ الاستحقاق في الفواتير، فتبقى الشروط التي اتفقتم عليها مع المستند بدل أن تعيش في ذاكرة أحد. وقصر الشروط لعميل جديد وإطالتها لعميل قديم قرار يعود إليك، لكن دوّن كلًا منهما.

اعرف من يدين بماذا كل أسبوع

ينبغي أن تكون أرصدة العملاء شاشة لا مشروع بحث. اطلب قائمة بالفواتير المفتوحة حسب العميل مع تاريخ الاستحقاق وعدد أيام التأخر، وانظر فيها في اليوم نفسه من كل أسبوع. فإن جاءت القائمة من جدول بيانات جانبي فهي قديمة قبل أن تقرأها.

سجّل كل دفعة في يوم وصولها على الفاتورة التي تسددها. وينبغي أن تظهر الدفعة الجزئية مسددة جزئيًا ويبقى الباقي مفتوحًا. والمقبوضات غير المخصصة هي السبب المعتاد لأن يُذكَّر عميل جيد بفاتورة سددها فعلًا، وهو أمر محرج للطرفين ويسهل تجنبه.

روتين متابعة مهذب بتدرج

تابع بخطوات صغيرة يمكن توقعها، حتى لا تبدو أي خطوة اتهامًا. دوّن كل اتصال والتاريخ الذي وعد به العميل، وإذا اتفقتما على تاريخ جديد فأكده كتابةً في اليوم نفسه. والخطوات أدناه تناسب معظم المنشآت ويمكن تعديلها بحسب عملائك وقطاعك.

• تذكير: رسالة قصيرة ودودة بها رقم الفاتورة والمبلغ وتاريخ الاستحقاق
• اتصال: اسأل من يسدد الفواتير هل وصلت الفاتورة ومتى سيتم السداد
• كشف حساب: أرسل قائمة بكل الفواتير المفتوحة وإشعارات الدائن ليرى الطرفان الرقم نفسه
• قرار: إذا مر التاريخ الموعود فإن المالك أو المحاسب يقرر الخطوة التالية

الشيكات المؤجلة

في بعض القطاعات في الإمارات تُعدّ الشيكات المؤجلة وسيلة دفع شائعة، وقد يعرضها عليك عملاؤك. ولا يذكر هذا المقال أي قواعد بشأنها. وإن كنت تقبل الشيكات فاحتفظ بسجل بسيط لرقم كل شيك ومبلغه وتاريخه والفاتورة التي يسددها، وراجعه أسبوعيًا. واسأل محاسبك وبنكك كيف تُعرض الشيكات في دفاترك.

افصل الخلافات عن التحصيل

كثير من حالات التأخر في السداد خلافات في حقيقتها: كمية خاطئة، أو صنف تالف، أو سعر يختلف عن عرض السعر. اسأل العميل مبكرًا هل في الفاتورة ما يستوجب التصحيح. فإن كان فصححه بإشعار دائن مرتبط بالأصل وتابع المبلغ المتبقي فقط. فمطالبة العميل بمبلغ متنازع عليه تجهد العلاقة، ولن يُسدَّد حتى يُحسم الخلاف.

ما تراجعه كل أسبوع

خصص وقتًا قصيرًا ثابتًا كل أسبوع واستعرض القائمة نفسها بالترتيب نفسه. فهذا يستغرق وقتًا أقل بكثير من تنظيف شهري، لأن المشكلات الصغيرة تُكتشف قبل أن تتقادم. وشارك القائمة مع من يجري الاتصالات، واتفقوا على من يتولى كل عميل.

• فواتير تستحق هذا الأسبوع ومن سيسددها
• فواتير متأخرة بالفعل، الأقدم أولًا
• دفعات جزئية ومقبوضات لم تُربط بفاتورة بعد
• شيكات مؤجلة حان وقت إيداعها أو صرفها
• عملاء يتزايد رصيدهم الإجمالي باستمرار