سوال 1 اور 2: ویٹ اور آپ کی دستاویزات
سوال 1: کیا سسٹم ہر سطر پر 5% ویٹ نکالتا ہے، اور کیا دستاویز پر آپ کا ٹیکس رجسٹریشن نمبر (TRN) اور کسٹمر کا TRN نظر آتا ہے؟ دو مختلف پروڈکٹس والی ایک انوائس دکھانے کو کہیں اور دیکھیں کہ سطریں، ویٹ اور کل بغیر ہاتھ سے لکھے ٹھیک بنتے ہیں۔ سوال 2: کیا وہی انوائس عربی اور انگریزی دونوں میں پرنٹ ہو سکتی ہے، اور جب آپ کا کسٹمر دوسری زبان چاہے تو بھی وہ صاف پڑھی جاتی ہے؟
سوال 3 اور 4: آپ کی کمپنیاں اور تصحیحیں
سوال 3: کیا سسٹم مین لینڈ کمپنی اور فری زون کمپنی کے کھاتے، ساتھ یا الگ، اس طرح رکھ سکتا ہے جیسے آپ کا اکاؤنٹنٹ طے کرے؟ فراہم کنندہ سے کہیں کہ آپ کی اپنی ترتیب دکھائے۔ سوال 4: کریڈٹ نوٹ کو یہ کیسے سنبھالتا ہے؟ آپ اسے اصل انوائس سے بنتا ہوا دیکھنا چاہتے ہیں، اور اس کے نتیجے میں کسٹمر کا بقایا اور ویٹ کا خلاصہ بدلتے ہوئے۔
ان دونوں سوالوں کا جواب "ہاں" قبول نہ کریں۔ کوئی سسٹم اصولاً کسی سہولت کو سپورٹ کر سکتا ہے مگر روزمرہ استعمال میں اسے مشکل بنا دیتا ہے، اس لیے مراحل دیکھنے پر اصرار کریں اور گنیں کہ ہر مرحلے میں کتنی اسکرینیں لگتی ہیں۔ ڈیمو کے اس حصے میں اپنے اکاؤنٹنٹ کو بلائیں۔
سوال 5: ای-انوائسنگ کی تیاری
سوال 5: فراہم کنندہ یو اے ای کی ای-انوائسنگ کے بارے میں سادہ الفاظ میں کیا کہتا ہے؟ یہ پروگرام وزارتِ خزانہ کا ہے، اور کاروبار انوائس ڈیٹا ایک منظور شدہ سروس پرووائیڈر کے ذریعے بھیجتے ہیں۔ کوئی سافٹ ویئر فراہم کنندہ آپ کی طرف سے منظوری یا کسی تاریخ کا وعدہ نہیں کر سکتا۔ اچھا جواب بتاتا ہے کہ سسٹم کون سا انوائس ڈیٹا رکھتا ہے، کیا آپ اور آپ کے پرووائیڈر پر چھوڑتا ہے، اور سرکاری معلومات کہاں پڑھنی ہیں۔
یہ بھی پوچھیں کہ کسٹمر ریکارڈ، انوائس نمبر اور کریڈٹ نوٹ کا اس کی اصل انوائس سے ربط صاف طور پر رکھا جاتا ہے یا نہیں، کیونکہ ای-انوائس بالکل اسی ڈیٹا سے بنتی ہے۔ آپ کے اپنے صاف ریکارڈ کسی اسلائیڈ پر لکھے وعدے سے زیادہ اہم ہیں۔ اگر کوئی فراہم کنندہ تاریخیں بتائے یا منظوری کا وعدہ کرے تو پوچھیں کہ وزارتِ خزانہ نے انہیں کہاں شائع کیا ہے، اور وہیں جا کر تصدیق کریں۔
سوال 6 اور 7: سپورٹ اور آپ کی اپنی مثال پر ڈیمو
سوال 6: آپ کو سپورٹ کون دیتا ہے، کس زبان میں اور کن اوقات میں، اور جب پوسٹ شدہ انوائس درست کرنی ہو تو جواب کون دیتا ہے؟ پوچھیں کہ ان تک کیسے پہنچنا ہے اور وہ عموماً کتنی جلدی جواب دیتے ہیں۔ سوال 7: کیا فراہم کنندہ آپ کی اپنی مثال پر ڈیمو کرے گا؟ اپنی تین سب سے عام دستاویزات ساتھ لے جائیں، مثلاً کوٹیشن، انوائس اور کریڈٹ نوٹ، اور ہر ایک کو بنتا ہوا دیکھنے کو کہیں۔
خریدنے سے پہلے سپورٹ کے ذریعے کو آزمائیں۔ ایک حقیقی سوال بھیجیں، مثلاً پہلے سے بھیجی گئی انوائس کو کیسے درست کریں، اور دیکھیں کہ مفید جواب میں کتنا وقت لگتا ہے اور کون دیتا ہے۔ ان لوگوں کے نام پوچھیں جو آپ کا اکاؤنٹ سنبھالیں گے۔ جو سپورٹ فروخت کے دوران سست ہو وہ بعد میں شاذ ہی تیز ہوتی ہے۔
سوال 8، 9 اور 10: نکلنے کا طریقہ اور سسٹم کہاں چلتا ہے
سوال 8: اگر آپ چھوڑنا چاہیں تو کیا اپنے کسٹمر، پروڈکٹس، انوائسز اور ادائیگیاں ایسی شکل میں برآمد کر سکتے ہیں جو کہیں اور کھل سکے؟ نمونے کا ایکسپورٹ ابھی مانگیں، بعد میں نہیں۔ سوال 9: کیا یہ آپ کے اپنے کمپیوٹر پر انسٹال ہوتا ہے یا کلاؤڈ پر چلتا ہے؟ ہر ایک کا اثر دکان اور دفتر سے رسائی، بیک اپ، اپ ڈیٹس اور کچھ رک جانے پر ذمہ داری پر پڑتا ہے۔
سوال 10: یہ آپ سے کیا مانگتا ہے؟ معلوم کریں کہ روزانہ ڈیٹا کون درج کرے گا، کتنی تربیت درکار ہے اور آپ کے موجودہ کسٹمر اور کھلی انوائسز کیسے لائی جائیں گی۔ جو سسٹم ڈیمو میں آسان اور شروع کرنے میں مشکل ہو وہ چھوٹی ٹیم کے لیے موزوں نہیں۔
جوابات اکاؤنٹنٹ کے پاس لے جائیں
ہر اس سسٹم کی نمونہ انوائس، کریڈٹ نوٹ اور ویٹ کا خلاصہ اپنے اکاؤنٹنٹ کو دکھائیں جسے آپ شارٹ لسٹ کریں، اور پوچھیں کہ کون سا ان کی دوبارہ ٹائپنگ بچائے گا۔ موازنے کے لیے، TAQNIX ERP 5% ویٹ کے ساتھ انوائسنگ اور اکاؤنٹنگ، کوٹیشن، سیلز آرڈر اور پرچیز آرڈر، کریڈٹ نوٹ، ادائیگی کی نگرانی اور عربی و انگریزی دستاویزات فراہم کرتا ہے۔ ہر فراہم کنندہ سے، ہم سے بھی، یہی دس سوال پوچھیں۔
یہ عمومی معلومات ہیں، قانونی یا ٹیکس مشورہ نہیں۔ قواعد کی تصدیق متعلقہ اتھارٹی یا اپنے اکاؤنٹنٹ سے کر لیں۔
