یو اے ای کے کاروبار کے لیے ادائیگی کی شرائط اور وصولی کا طریقہ

ہر انوائس پر شرائط لکھیں

پہلے آرڈر سے پہلے ادائیگی کی شرائط طے کریں، انہیں کوٹیشن میں لکھیں اور انہیں واجب الادا تاریخ کے ساتھ انوائس تک جانے دیں۔ شرائط سادہ ہو سکتی ہیں: وصول ہوتے ہی ادائیگی، انوائس کی تاریخ سے طے شدہ دنوں میں، یا باہمی طے شدہ قسطوں میں۔ جس انوائس پر واجب الادا تاریخ نہ ہو اسے کوئی بھی لیٹ نہیں کہہ سکتا۔

مختلف کسٹمرز کی شرائط مختلف ہو سکتی ہیں، اس لیے ہر کسٹمر کی معمول کی شرائط لکھ رکھیں اور کوٹیشن بناتے وقت انہیں لاگو کریں۔ TAQNIX ERP انوائسز پر ادائیگی کی صورتحال اور واجب الادا تاریخیں ٹریک کرتا ہے، اس لیے طے شدہ شرائط دستاویز کے ساتھ رہتی ہیں، کسی کی یادداشت میں نہیں۔ نئے کسٹمر کے لیے مختصر اور پرانے کسٹمر کے لیے طویل مدت کی شرائط آپ کا اپنا فیصلہ ہے، مگر دونوں لکھ لیں۔

ہر ہفتے جانیں کہ کس کے ذمے کیا ہے

کسٹمر کے بقایا ایک اسکرین پر نظر آنے چاہییں، تحقیق کا منصوبہ نہیں۔ کھلی انوائسز کی فہرست کسٹمر کے حساب سے مانگیں، واجب الادا تاریخ اور تاخیر کے دنوں کے ساتھ، اور اسے ہر ہفتے ہفتے کے اسی دن دیکھیں۔ اگر فہرست کسی الگ اسپریڈ شیٹ سے آتی ہے تو آپ کے پڑھنے تک وہ پرانی ہو چکی ہوتی ہے۔

ہر ادائیگی اسی دن درج کریں جب وہ آئے، اور اسی انوائس کے ساتھ جسے وہ ادا کرتی ہے۔ جزوی ادائیگی جزوی ادا شدہ نظر آنی چاہیے اور باقی رقم کھلی رہے۔ کسی انوائس کے ساتھ نہ جوڑی گئی رقوم اس کی عام وجہ ہیں کہ اچھے کسٹمر کو ایسی انوائس کی یاد دہانی چلی جاتی ہے جو وہ ادا کر چکا ہو، جو دونوں کے لیے شرمندگی ہے اور آسانی سے بچی جا سکتی ہے۔

شائستہ مرحلہ وار فالو اپ

چھوٹے اور پہلے سے معلوم قدموں میں وصولی کریں تاکہ کوئی ایک قدم الزام نہ لگے۔ ہر رابطے کا اور کسٹمر کی بتائی ہوئی تاریخ کا نوٹ رکھیں، اور نئی تاریخ طے ہو تو اسی دن تحریری تصدیق کر دیں۔ نیچے کے مراحل اکثر کاروباروں کے لیے کام کرتے ہیں اور آپ اپنے کسٹمرز اور شعبے کے مطابق انہیں بدل سکتے ہیں۔

• یاد دہانی: انوائس نمبر، رقم اور واجب الادا تاریخ کے ساتھ مختصر دوستانہ پیغام
• کال: بل ادا کرنے والے سے پوچھیں کہ انوائس ملی یا نہیں اور ادائیگی کب ہوگی
• اسٹیٹمنٹ: تمام کھلی انوائسز اور کریڈٹ نوٹ کی فہرست بھیجیں تاکہ دونوں طرف ایک ہی رقم نظر آئے
• فیصلہ: وعدے کی تاریخ گزر جائے تو مالک یا اکاؤنٹنٹ اگلا قدم طے کرے

پوسٹ ڈیٹڈ چیک

یو اے ای کے بعض شعبوں میں پوسٹ ڈیٹڈ چیک ادائیگی کا عام طریقہ ہیں، اور آپ کے کسٹمر انہیں پیش کر سکتے ہیں۔ یہ مضمون ان کے بارے میں کوئی قاعدہ بیان نہیں کرتا۔ اگر آپ چیک قبول کرتے ہیں تو ایک سادہ رجسٹر رکھیں جس میں ہر چیک کا نمبر، رقم، اس پر درج تاریخ اور وہ انوائس ہو جسے وہ ادا کرنا ہے، اور اسے ہر ہفتے دیکھیں۔ اکاؤنٹنٹ اور اپنے بینک سے پوچھیں کہ چیک آپ کے کھاتوں میں کیسے دکھائے جائیں۔

تنازعات کو وصولی سے الگ رکھیں

بہت سی تاخیر دراصل اختلاف ہوتی ہے: مقدار غلط، چیز خراب، یا قیمت جو کوٹیشن سے مختلف ہو۔ کسٹمر سے شروع میں ہی پوچھ لیں کہ انوائس میں کوئی گڑبڑ تو نہیں۔ ہو تو اصل انوائس سے جڑے کریڈٹ نوٹ سے اسے درست کریں اور صرف باقی رقم کی وصولی کریں۔ متنازع رقم کا تقاضا تعلق کو بگاڑتا ہے، اور جب تک اختلاف حل نہ ہو وہ ادا بھی نہیں ہوگی۔

ہر ہفتے کیا دیکھیں

ہر ہفتے ایک مختصر مقررہ وقت رکھیں اور وہی فہرست اسی ترتیب سے دیکھیں۔ یہ ماہانہ صفائی سے کہیں کم وقت لیتا ہے، کیونکہ چھوٹے مسائل پرانے ہونے سے پہلے پکڑے جاتے ہیں۔ فہرست ان کے ساتھ شیئر کریں جو فون کرتے ہیں، اور طے کر لیں کہ ہر کسٹمر کی ذمہ داری کس کی ہے۔

• اس ہفتے واجب الادا انوائسز اور انہیں ادا کرنے والے
• پہلے سے لیٹ انوائسز، سب سے پرانی پہلے
• جزوی ادائیگیاں اور وہ رقوم جو ابھی کسی انوائس سے نہیں جڑیں
• پوسٹ ڈیٹڈ چیک جنہیں بینک میں جمع یا کلیئر ہونا ہے
• وہ کسٹمر جن کا کل بقایا بڑھتا جا رہا ہے