ایک آرڈر، کوٹیشن سے کریڈٹ نوٹ تک: دبئی کی مثال

مثال کا آرڈر

اس مثال میں ایک کسٹمر آئٹم اے کے 100 یونٹ 12.00 درہم فی یونٹ اور آئٹم بی کے 20 یونٹ 40.00 درہم فی یونٹ مانگتا ہے۔ یہ فرضی مصنوعات اور قیمتیں ہیں جو صرف عمل دکھانے کے لیے لی گئی ہیں۔ کوٹیشن میں دونوں سطریں اور 5% ویٹ (VAT) شامل ہوتا ہے، اس لیے کسٹمر منظوری سے پہلے پوری رقم دیکھ لیتا ہے۔

• آئٹم اے: 100 یونٹ، 12.00 درہم فی یونٹ، کل 1,200.00 درہم
• آئٹم بی: 20 یونٹ، 40.00 درہم فی یونٹ، کل 800.00 درہم
• ویٹ سے پہلے کا مجموعہ: 2,000.00 درہم
• 5% ویٹ: 100.00 درہم
• کوٹیشن کا کل: 2,100.00 درہم

کوٹیشن سے سیلز آرڈر تک

کسٹمر راضی ہو جاتا ہے اور کوٹیشن کو سیلز آرڈر میں تصدیق کر دیا جاتا ہے۔ کچھ دوبارہ نہیں لکھنا پڑتا: سطریں، قیمتیں اور کسٹمر کی تفصیل ساتھ چلی آتی ہیں۔ اب سیلز آرڈر اس بات کا طے شدہ ریکارڈ ہے جس کا وعدہ ہوا تھا، اس لیے اگر کسٹمر بعد میں کسی مقدار پر سوال کرے تو آپ انوائس کا موازنہ اس آرڈر سے کرتے ہیں، کسی کی یادداشت سے نہیں۔

سیلز آرڈر وہی چیز بھی ہے جسے آپ ڈیلیوری سے پہلے دیکھتے ہیں: درست کسٹمر، درست سطریں، درست قیمتیں۔ یہاں غلطی پکڑنے میں ایک منٹ لگتا ہے۔ انوائس بھیج دینے کے بعد پکڑیں تو کریڈٹ نوٹ اور کسٹمر سے ایک ناخوشگوار گفتگو کرنی پڑتی ہے، اس لیے مال روانہ ہونے سے پہلے آرڈر پر ایک نظر ڈالنا وقت کا اچھا استعمال ہے۔

سپلائر کو پرچیز آرڈر

آرڈر پورا کرنے کے لیے آپ سپلائر سے مال خریدتے ہیں۔ اس مثال میں پرچیز آرڈر آئٹم اے کے 100 یونٹ 9.00 درہم کے حساب سے، یعنی 900.00 درہم، اور آئٹم بی کے 20 یونٹ 30.00 درہم کے حساب سے، یعنی 600.00 درہم کا ہے۔ یوں ویٹ سے پہلے کل 1,500.00 درہم بنتے ہیں۔

اگر سپلائر 5% ویٹ لگائے تو 75.00 درہم کا اضافہ ہوتا ہے اور سپلائر کی انوائس کا کل 1,575.00 درہم ہونا چاہیے۔ ادائیگی سے پہلے اسے پرچیز آرڈر سے ملا لیں اور کوئی فرق ہو تو سپلائر سے پوچھیں۔ ویٹ سے پہلے آپ کی فروخت 2,000.00 درہم اور خریداری کی لاگت 1,500.00 درہم ہے، یعنی 500.00 درہم باقی بچتے ہیں۔

5% ویٹ کے ساتھ انوائس

مال پہنچ جائے تو آپ سیلز آرڈر سے انوائس بناتے ہیں: 2,000.00 درہم جمع 100.00 درہم ویٹ، یعنی کل 2,100.00 درہم۔ اس پر آپ کا ٹیکس رجسٹریشن نمبر (TRN)، کسٹمر کی تفصیل، آرڈر سے آئی ہوئی سطریں، انوائس کی ترتیب سے ملا ہوا نمبر اور واجب الادا تاریخ ہوتی ہے۔ انوائس پر کیا لازمی ہے، یہ فیڈرل ٹیکس اتھارٹی (FTA) یا اپنے اکاؤنٹنٹ سے معلوم کریں، کیونکہ یہ مثال صرف وضاحت کے لیے ہے۔

ادائیگی کی نگرانی

کسٹمر واجب الادا تاریخ تک 1,000.00 درہم ادا کرتا ہے۔ انوائس اب جزوی ادا شدہ نظر آتی ہے اور 1,100.00 درہم باقی ہیں۔ چونکہ ہر ادائیگی اپنی انوائس کے ساتھ درج ہوتی ہے، آپ ای میلز کھنگالے بغیر یہ بقایا فوراً دیکھ لیتے ہیں اور مہینہ ختم ہونے سے پہلے جان لیتے ہیں کہ کسے فون کرنا ہے۔ جزوی ادائیگی اپنی الگ حالت ہے، اس لیے کوئی انوائس مکمل ادائیگی سے پہلے ادا شدہ نظر نہیں آتی۔

واپس آنے والی چیز اور کریڈٹ نوٹ

بعد میں کسٹمر آئٹم بی کے 5 یونٹ واپس کرتا ہے کیونکہ ماڈل غلط تھا۔ آپ جاری شدہ انوائس میں ترمیم نہیں کرتے۔ آپ اس سے جڑا ہوا کریڈٹ نوٹ بناتے ہیں: 40.00 درہم کے حساب سے 5 یونٹ 200.00 درہم ہوئے، اس پر 10.00 درہم ویٹ، تو کریڈٹ نوٹ 210.00 درہم کا ہے۔

کھلا ہوا بقایا 1,100.00 درہم منفی 210.00 درہم، یعنی 890.00 درہم رہ جاتا ہے۔ کسٹمر یہ رقم ادا کر دے تو انوائس بند ہو جاتی ہے۔ مجموعی طور پر اس نے 1,890.00 درہم ادا کیے، جو اصل 2,100.00 درہم میں سے 210.00 درہم کا کریڈٹ نوٹ نکال کر بنتے ہیں۔ آپ کے ویٹ ریکارڈ میں واپسی کیسے درج ہو، اس کی تصدیق اکاؤنٹنٹ سے کر لیں۔