آپ کے کسٹمر کون ہیں؟
اس سے شروع کریں کہ آپ اصل میں کسے بیچتے ہیں۔ مین لینڈ کی دکانیں اور دفاتر، دوسری فری زون کمپنیاں اور بیرونِ ملک کسٹمر، ان میں سے ہر ایک کے لیے کاغذی کارروائی مختلف ہو سکتی ہے۔ اپنے بڑے کسٹمر گروپوں کی فہرست بنائیں اور موٹے طور پر لکھیں کہ آپ کی فروخت کا کتنا حصہ ہر گروپ کو جاتا ہے۔ یہ فہرست سب سے پہلے اکاؤنٹنٹ کو دکھائیں، کیونکہ اس سے پتہ چلتا ہے کہ آپ کی کون سی فروخت پر خاص توجہ درکار ہو سکتی ہے۔
سپلائرز کے ساتھ بھی یہی کریں: وہ کہاں قائم ہیں اور آپ کو انوائس کیسے جاری کرتے ہیں۔ کھاتوں کے جائزے میں خریداری کا پہلو بھی اتنا ہی اہم ہے جتنا فروخت کا۔ دوسرے زون یا بیرونِ ملک کا سپلائر پڑوس کے سپلائر سے مختلف انداز میں انوائس دے سکتا ہے، اور آپ کے ریکارڈ میں یہ فرق نظر آنا چاہیے، یادداشت پر نہیں چھوڑنا چاہیے۔
کیا آپ زون کی حد پار انوائس جاری کرتے ہیں؟
بہت سی کمپنیاں اپنے زون کے اندر بھی بیچتی ہیں اور باہر بھی، یا دوسری طرف کے سپلائرز سے خریدتی ہیں۔ یہ فرض نہ کریں کہ دونوں سمتوں میں ایک ہی طرح کا سلوک ہوتا ہے۔ فیڈرل ٹیکس اتھارٹی (FTA) یا اپنے اکاؤنٹنٹ سے پوچھیں کہ حد پار کرنے والی آپ کی فروخت اور خریداری کا اندراج کیسے ہونا چاہیے، اور جواب سادہ الفاظ میں لکھ لیں۔
یہ تحریری نوٹ اس شخص کے لیے ہدایت نامہ بن جاتا ہے جو آپ کی انوائسز ترتیب دے، اور آپ اسے کسی بھی سافٹ ویئر فراہم کنندہ کو دے سکتے ہیں تاکہ دیکھیں کہ وہ اسی صورت کو کیسے سنبھالتا ہے۔ اگر جواب بعد میں بدل جائے تو نوٹ اپ ڈیٹ کریں اور سسٹم استعمال کرنے والوں کو بتائیں تاکہ نئی انوائسز نئے جواب پر چلیں۔
کیا آپ کے کھاتے ایک ہی سیٹ میں رہیں گے؟
بعض گروپ ایک سرگرمی کے لیے مین لینڈ لائسنس اور دوسری کے لیے فری زون لائسنس رکھتے ہیں، جن کے کسٹمر اور بینک اکاؤنٹ الگ ہوتے ہیں۔ اکاؤنٹنٹ کے ساتھ طے کریں کہ الگ الگ کھاتے چاہییں یا واضح درجہ بندی کے ساتھ ایک ہی سیٹ۔ پھر کسی بھی سافٹ ویئر فراہم کنندہ سے کہیں کہ یہ انتظام آپ کی اپنی مثال سے دکھائے، کسی عام ڈیمو سے نہیں۔
آپ کے اکاؤنٹنٹ کو کیا چاہیے؟
اکاؤنٹنٹ سے پوچھیں کہ وہ کیا اور کس شکل میں وصول کرنا چاہتے ہیں۔ یہ درست ٹیکس رجسٹریشن نمبر (TRN) والی انوائسز ہو سکتی ہیں، غیر ادا شدہ انوائسز کی فہرست، اصل دستاویزات سے جڑے کریڈٹ نوٹ، یا خریداریوں کا صاف ریکارڈ۔ جب آپ کو معلوم ہو جائے کہ ماہانہ حوالگی کیسی ہونی چاہیے تو سافٹ ویئر کے کئی فیصلے خود ہو جاتے ہیں۔
کسی بھی سسٹم کی انوائس کا نمونہ اکاؤنٹنٹ کو دکھائیں، اس سے پہلے کہ آپ فیصلہ کریں۔ جو شخص آپ کے ریٹرن تیار کرتا ہے اس کا پانچ منٹ کا جائزہ مہینوں کی دوبارہ محنت بچا سکتا ہے، اور جلد پتہ چل جاتا ہے کہ نتیجہ ان کی ضرورت کے مطابق ہے یا نہیں۔ ان سے کہیں کہ جو کچھ انہیں ہاتھ سے دوبارہ لکھنا یا درست کرنا پڑے گا اس پر نشان لگا دیں۔
ڈیمو میں لے جانے کے سوال
جوابات تیار ہوں تو ہر فراہم کنندہ سے کہیں کہ بیان نہ کرے، دکھائے۔ آپ کی اپنی مثالوں پر چھوٹا سا ڈیمو خصوصیات کی فہرست سے زیادہ کچھ بتاتا ہے۔ اپنی عام انوائس اور ایک عام تصحیح کا چھپا ہوا نمونہ ساتھ لے جائیں اور ایک ہی مثالوں پر ہر سسٹم کا نتیجہ ساتھ ساتھ رکھ کر دیکھیں۔
- اپنے زون کے اندر کسٹمر کے لیے ایک انوائس اور زون سے باہر کسٹمر کے لیے دوسری
- ایسا کریڈٹ نوٹ جو اصل انوائس کی طرف واپس اشارہ کرے
- ان کسٹمرز کی فہرست جنہوں نے ادائیگی نہیں کی، واجب الادا تاریخوں کے ساتھ
- آپ کا اکاؤنٹنٹ ہر ماہ کیا دیکھ سکتا ہے اور کیا لے جا سکتا ہے
کس سے پوچھیں
آپ کے لائسنس، آپ کے زون اور آپ کی ویٹ (VAT) پوزیشن کے سوال FTA یا آپ کے اکاؤنٹنٹ کے ہیں، سافٹ ویئر فراہم کنندہ کے نہیں۔ فراہم کنندہ یہ دکھا سکتا ہے کہ دستاویزات کیسے بنتی ہیں، مگر آپ کی حیثیت نہیں بتا سکتا۔ TAQNIX ERP عربی اور انگریزی میں 5% ویٹ والی انوائسز، کریڈٹ نوٹ اور ادائیگیوں کا ٹریک رکھنے کی سہولت دیتا ہے۔ یہ آپ کی کمپنی پر کیسے لاگو ہوتے ہیں، اس کی تصدیق آپ کا اکاؤنٹنٹ کرے گا۔
یہ عمومی معلومات ہیں، قانونی یا ٹیکس مشورہ نہیں۔ قواعد کی تصدیق متعلقہ اتھارٹی یا اپنے اکاؤنٹنٹ سے کر لیں۔
متعلقہ شعبے
