من هم عملاؤك؟
ابدأ بمن تبيع إليه فعلًا. فالمحال والمكاتب في البر الرئيسي، وشركات المناطق الحرة الأخرى، والعملاء في الخارج قد يعني كل منهم أوراقًا مختلفة. اكتب مجموعات عملائك الرئيسية ودوّن تقريبًا حجم مبيعاتك إلى كل مجموعة. وهذه القائمة أول ما تعرضه على محاسبك، لأنها تبين له أي مبيعاتك قد تحتاج إلى عناية خاصة.
وافعل الشيء نفسه مع الموردين: أين يقعون وكيف يفوترون عليك. فجانب المشتريات لا يقل أهمية عن جانب المبيعات حين تُراجع الدفاتر. فقد يفوتر مورد في منطقة أخرى أو في الخارج بشكل مختلف عن مورد مجاور، وينبغي أن تُظهر سجلاتك ذلك بدل أن تتركه للذاكرة.
هل تصدر فواتير عبر حدود المنطقة؟
كثير من الشركات تبيع داخل منطقتها وخارجها معًا، أو تشتري من موردين على الجانب الآخر. فلا تفترض أن المعاملة واحدة في الاتجاهين. اسأل الهيئة الاتحادية للضرائب أو محاسبك كيف تُسجَّل مبيعاتك ومشترياتك التي تعبر الحدود، ودوّن الجواب بكلمات واضحة.
وهذه المذكرة المكتوبة تصبح مرجعًا لمن يُعدّ فواتيرك، ويمكنك تسليمها لأي مورد برامج ليريك كيف سيتعامل مع الحالة نفسها. وإذا تغير الجواب لاحقًا فحدّث المذكرة وأبلغ من يستخدم النظام، لتتبع الفواتير الجديدة الجواب الجديد.
كيف تحتفظ بمجموعة دفاتر واحدة؟
تحمل بعض المجموعات رخصة في البر الرئيسي لنشاط ورخصة في منطقة حرة لنشاط آخر، مع عملاء وحسابات مصرفية منفصلة. قرر مع محاسبك هل تحتاج إلى دفاتر منفصلة أم إلى مجموعة واحدة بتصنيف واضح. ثم اطلب من أي مورد برامج أن يستعرض هذا الترتيب بمثالك أنت، لا بعرض عام جاهز.
ماذا يحتاج محاسبك؟
اسأل محاسبك ماذا يريد أن يتسلم وبأي شكل. قد يكون فواتير تُظهر الأرقام الضريبية الصحيحة، أو قائمة بالفواتير غير المسددة، أو إشعارات دائن مرتبطة بالمستندات الأصلية، أو سجلًا واضحًا للمشتريات. وحين تعرف التسليم الشهري الذي تستهدفه تُحسم اختيارات برمجية كثيرة من تلقاء نفسها.
وادعُ المحاسب إلى الاطلاع على نموذج فاتورة من أي نظام تفكر فيه قبل أن تلتزم. فمراجعة من خمس دقائق من الشخص الذي يعد إقراراتك قد توفر شهورًا من إعادة العمل، وتكشف لك مبكرًا هل يطابق الناتج ما يحتاجه. واطلب منه أن يشير إلى كل ما سيضطر إلى إعادة كتابته أو تصحيحه يدويًا.
أسئلة تحملها إلى العرض التجريبي
حين تكتمل إجاباتك اطلب من كل مورد أن يُري لا أن يصف. فعرض قصير بحالاتك أنت يكشف أكثر من قائمة مزايا. أحضر نموذجًا مطبوعًا من فاتورتك المعتادة ومن تصحيح نموذجي، وقارن ما ينتجه كل نظام للحالات نفسها جنبًا إلى جنب.
- فاتورة لعميل داخل منطقتك وأخرى لعميل خارجها
- إشعار دائن يعود إلى الفاتورة الأصلية
- قائمة بالعملاء الذين لم يسددوا مع تواريخ الاستحقاق
- ما يستطيع محاسبك رؤيته وأخذه كل شهر
من تسأل
الأسئلة المتعلقة برخصتك ومنطقتك ووضعك الضريبي مكانها الهيئة الاتحادية للضرائب أو محاسبك، لا مورد البرامج. فالمورد يستطيع أن يريك كيف تُنتج المستندات، لكنه لا يعرف وضعك. ويُصدر TAQNIX ERP فواتير بضريبة 5% وإشعارات دائن وتتبعًا للمدفوعات بالعربية والإنجليزية. أما كيف تنطبق على شركتك فمحاسبك هو من يؤكده.
معلومات عامة وليست استشارة قانونية أو ضريبية. تأكد من القواعد لدى الجهة المختصة أو محاسبك.
قطاعات ذات صلة
