بقایا انوائسز کی وصولی کریں
اس رقم سے شروع کریں جو آپ کو ملنی ہے۔ ہر کھلی انوائس کسٹمر کے حساب سے واجب الادا تاریخ کے ساتھ لکھیں اور لیٹ انوائسز پر معمول کا طریقہ اپنائیں: یاد دہانی، پھر فون، پھر اسٹیٹمنٹ۔ ہر کسٹمر کے ساتھ ادائیگی کی نئی تاریخ طے کر کے لکھ لیں۔ جس کسٹمر نے ادا کر دیا ہو مگر پھر بھی بقایا دکھائی دے، وہ ملاپ کا مسئلہ ہے جسے مہینہ بند کرنے سے پہلے ٹھیک کر لیں۔
ہر ایسے کسٹمر کو جس کا بقایا کھلا ہے ایک اسٹیٹمنٹ بھیجیں جس میں اس کی انوائسز اور کریڈٹ نوٹ درج ہوں، تاکہ دونوں طرف ایک ہی رقم نظر آئے۔ اگر کسٹمر کسی سطر سے اختلاف کرے تو ابھی معلوم کریں کہ تصحیح کے لیے کریڈٹ نوٹ چاہیے یا نہیں، اور اسے مہینہ بند ہونے سے پہلے جاری کر دیں تاکہ بقایا درست رہے۔
سپلائر بل چیک کریں
اس کے بعد دیکھیں کہ آپ کو کیا دینا ہے۔ یقینی بنائیں کہ اس مہینے موصول ہونے والا ہر سپلائر بل درج ہو چکا ہے، اور ہر ایک کو اس کے پرچیز آرڈر یا ڈیلیوری سے ملائیں۔ ہر بل پر سپلائر کا TRN اور ویٹ کی رقم دیکھیں، اور جو دستاویز کم ہو وہ اگلے ویٹ ریٹرن پر نہیں بلکہ ابھی سپلائر سے مانگ لیں۔ پھر لکھ لیں کہ آگے کیا واجب الادا ہو رہا ہے تاکہ کوئی ادائیگی بھولے سے لیٹ نہ ہو۔
کریڈٹ نوٹ کا جائزہ لیں
اس مہینے جاری ہونے والے ہر کریڈٹ نوٹ کو دیکھیں۔ ہر ایک اپنی اصل انوائس سے جڑا ہو، اس پر تحریری وجہ ہو اور درست شخص نے منظور کیا ہو۔ چند کریڈٹ نوٹ معمول کی بات ہیں، مگر کوئی رجحان، جیسے ایک ہی پروڈکٹ یا ایک ہی کسٹمر کے بہت سے، بات چیت کا تقاضا کرتا ہے۔ یہ بھی دیکھ لیں کہ کسی جاری انوائس میں کریڈٹ نوٹ سے تصحیح کی بجائے ترمیم تو نہیں ہوئی۔
نقد اور کارڈ کی آمدنی ملائیں
اگر آپ کاؤنٹر پر بیچتے ہیں تو مہینے کی آمدنی کا موازنہ اس سے کریں جو اصل میں آئی۔ روزانہ کی نقد گنتی اور کارڈ مشین کے کل جمع کریں اور انہیں سسٹم میں دکھائی دینے والی فروخت اور اپنے بینک اسٹیٹمنٹ سے ملائیں۔ جو فرق اسی دن لکھ لیے گئے ان کی وضاحت آسان ہے، جو اب پکڑے جائیں ان میں زیادہ وقت لگتا ہے۔ جو سمجھ نہ آئے اسے لکھ لیں اور اکاؤنٹنٹ سے پوچھیں۔
ہر ادائیگی کی قسم کو الگ الگ ملائیں، ایک مجموعی کل کی صورت میں نہیں: نقد کو دراز کی گنتی سے، کارڈ کو مشین کے کل سے، اور کسی بھی دوسرے طریقے کو اس کے اپنے ریکارڈ سے۔ مجموعی کل کا مل جانا دو الٹی غلطیوں کو چھپا سکتا ہے، اس لیے سطر بہ سطر ملانے سے زیادہ پکڑ ہوتی ہے۔ اگر آپ روز کاؤنٹر پر بیچتے ہیں تو روزانہ کی کلوزنگ ٹھیک ہوئی ہو تو مہینے کے آخر کی یہ جانچ جلد ہو جاتی ہے۔
اکاؤنٹنٹ کے ساتھ ویٹ کا خلاصہ دیکھیں
مہینے کا ویٹ کا خلاصہ اپنے اکاؤنٹنٹ کے ساتھ دیکھیں: فروخت پر لگا 5% ویٹ، خریداریوں پر ویٹ، اور کریڈٹ نوٹ کا اثر۔ غیر معمولی چیزیں سطر بہ سطر دیکھیں، جیسے بڑا کریڈٹ، غائب TRN یا ایسا سپلائر بل جس میں ویٹ نہ دکھایا گیا ہو۔ ریٹرن میں کیا جائے گا، یہ اکاؤنٹنٹ طے کرتا ہے، اور کون سی تاریخیں لاگو ہیں، یہ فیڈرل ٹیکس اتھارٹی (FTA) اور اکاؤنٹنٹ سے تصدیق کریں۔
جب سب کچھ ایک ہی ذریعے سے آئے تو جائزہ جلد ہو جاتا ہے۔ TAQNIX ERP 5% ویٹ والی انوائسز، کریڈٹ نوٹ، پرچیز آرڈر اور ادائیگی کی صورتحال ایک ساتھ رکھتا ہے، اس لیے اس چیک لسٹ میں آنے والی فہرستیں دوبارہ بنانے کی بجائے سسٹم سے پڑھی جا سکتی ہیں، اور آپ کے اکاؤنٹنٹ کو ملانے کے لیے الگ الگ فائلوں کا ڈھیر نہیں تھمایا جاتا۔
ڈیٹا کا بیک اپ لیں اور مہینہ بند کریں
آخر میں اپنے ڈیٹا کا بیک اپ لیں۔ جو آپ کا سسٹم ہوسٹ کرتا یا سپورٹ کرتا ہے اس سے پوچھیں کہ بیک اپ کیسے اور کتنی بار بنتے ہیں، اور آزما کر دیکھیں کہ کاپی واقعی کھلتی ہے، کیونکہ بغیر آزمائے بیک اپ صرف ایک امید ہے۔ ایک کاپی اس کمپیوٹر سے دور رکھیں جس پر اصل ہے۔ پھر لکھ لیں کہ اس مہینے کیا ہوا تاکہ اگلا مہینہ صاف فہرست سے شروع ہو۔
- کھلی انوائسز کی وصولی ہوئی اور ادائیگی کی نئی تاریخیں لکھی گئیں
- سپلائر بل درج، چیک اور شیڈول ہو گئے
- کریڈٹ نوٹ جڑے ہوئے، وضاحت کے ساتھ اور منظور شدہ
- نقد اور کارڈ کی آمدنی ملائی گئی اور فرق لکھے گئے
- اکاؤنٹنٹ کے ساتھ ویٹ کا خلاصہ دیکھا گیا اور بیک اپ آزمایا گیا
یہ عمومی معلومات ہیں، قانونی یا ٹیکس مشورہ نہیں۔ قواعد کی تصدیق متعلقہ اتھارٹی یا اپنے اکاؤنٹنٹ سے کر لیں۔
متعلقہ شعبے
