قائمة تحقق عملية لإقفال الشهر في منشأة صغيرة بالإمارات

تابع الفواتير غير المسددة

ابدأ بالمبالغ المستحقة لك. اكتب كل فاتورة مفتوحة حسب العميل مع تاريخ استحقاقها، وتابع المتأخرة منها بالروتين المعتاد: تذكير ثم اتصال ثم كشف حساب. واتفق على موعد سداد جديد مع كل عميل ودوّنه. وأي عميل سدد ولا يزال يظهر مدينًا فهذه مشكلة مطابقة تُصحح قبل إقفال الشهر.

أرسل إلى كل عميل لديه رصيد مفتوح كشف حساب يسرد فواتيره وإشعارات الدائن، ليرى الطرفان الرقم نفسه. وإن اعترض العميل على بند فاعرف الآن هل يحتاج التصحيح إلى إشعار دائن، وأصدره قبل أن يُقفل الشهر ليكون الرصيد صحيحًا.

افحص فواتير الموردين

ثم انظر فيما عليك. تأكد أن كل فاتورة مورد وصلت هذا الشهر قد أُدخلت، وقارن كلًا منها بأمر شرائها أو بالتسليم. وافحص الرقم الضريبي للمورد ومبلغ الضريبة في كل فاتورة، واطلب من الموردين أي مستند ناقص الآن لا عند الإقرار الضريبي التالي. ثم اكتب ما يستحق بعد ذلك، لئلا يتأخر سداد شيء سهوًا.

راجع إشعارات الدائن

راجع كل إشعار دائن صدر هذا الشهر. ينبغي أن يرتبط كل منها بفاتورته الأصلية، ويحمل سببًا مكتوبًا، ويكون قد اعتمده الشخص المناسب. وجود قليل من إشعارات الدائن أمر طبيعي، أما النمط المتكرر، كإشعارات كثيرة عن منتج واحد أو عميل واحد، فيستحق حديثًا. وتأكد أنه لم تُعدَّل فاتورة صادرة بدل تصحيحها بإشعار دائن.

طابق مقبوضات النقد والبطاقات

إذا كنت تبيع عبر الكاشير فقارن مقبوضات الشهر بما وصل فعلًا. اجمع عدّ النقد اليومي وإجماليات جهاز البطاقات وقارنها بالمبيعات الظاهرة في النظام وبكشف حسابك المصرفي. والفروق التي دُوّنت في يومها سهلة التفسير، أما التي تُكتشف الآن فتستغرق وقتًا أطول. دوّن ما لا تستطيع تفسيره واسأل محاسبك.

طابق كل نوع دفع على حدة بدل إجمالي واحد: النقد مع عدّ الدرج، والبطاقات مع إجماليات الجهاز، وأي وسيلة أخرى مع سجلها الخاص. فقد يخفي تطابق الإجمالي خطأين متعاكسين، ومطابقة كل سطر على حدة تكشف أكثر. وإن كنت تبيع عبر الكاشير كل يوم فهذا الفحص الشهري سريع إذا أُنجز الإغلاق اليومي كما ينبغي.

راجع ملخص الضريبة مع محاسبك

شارك محاسبك ملخص ضريبة الشهر: ضريبة 5% المحملة على المبيعات، وضريبة المشتريات، وأثر إشعارات الدائن. وراجعا معًا البنود غير المعتادة بندًا بندًا، كإشعار دائن كبير أو رقم ضريبي ناقص أو فاتورة مورد لا تُظهر الضريبة. ويقرر المحاسب ما يدخل في الإقرار، أما المواعيد المنطبقة فتؤكدها الهيئة الاتحادية للضرائب ومحاسبك.

وتزداد المراجعة سرعة حين يأتي كل شيء من مصدر واحد. فيحفظ TAQNIX ERP الفواتير بضريبة 5% وإشعارات الدائن وأوامر الشراء وحالة السداد معًا، فتُقرأ القوائم الواردة في هذه القائمة من النظام بدل إعادة بنائها، ولا يتسلم محاسبك كومة ملفات منفصلة ليطابقها.

انسخ بياناتك احتياطيًا وأقفل الشهر

اختم بأخذ نسخة احتياطية من بياناتك. اسأل من يستضيف نظامك أو يدعمه كيف تُؤخذ النسخ الاحتياطية وكم مرة، وجرّب أن النسخة تُفتح فعلًا، فالنسخة التي لم تُجرَّب مجرد أمل. واحتفظ بنسخة بعيدة عن الحاسوب الذي يحمل الأصل. ثم دوّن ما أُنجز هذا الشهر ليبدأ الشهر القادم من قائمة نظيفة.

• تمت متابعة الفواتير المفتوحة ودُوّنت مواعيد السداد الجديدة
• أُدخلت فواتير الموردين وفُحصت وجُدولت
• إشعارات الدائن مرتبطة وموضحة ومعتمدة
• طُوبقت مقبوضات النقد والبطاقات ودُوّنت الفروق
• روجع ملخص الضريبة مع المحاسب واختُبرت النسخة الاحتياطية