یو اے ای میں ویٹ ریٹرن سست کرنے والی انوائس کی چھ غلطیاں

غائب یا غلط TRN

آپ کی انوائسز پر آپ کا اپنا ٹیکس رجسٹریشن نمبر (TRN) ہونا چاہیے، اور اکثر صورتوں میں آپ کے کسٹمر کا بھی، اگر وہ رجسٹرڈ کاروبار ہو۔ ہر قسم کی انوائس پر کیا لازمی ہے، یہ ٹھیک ٹھیک FTA سے معلوم کریں۔ ایک غلط ہندسے کا مطلب ہے کہ کسی کو بعد میں اسے ڈھونڈنا پڑے گا، اور عموماً تب جب ریٹرن آدھا تیار ہو چکا ہوتا ہے۔

ہر TRN کو کسٹمر کے ریکارڈ میں ایک بار محفوظ کریں، اسے رجسٹریشن سرٹیفکیٹ سے دیکھ کر لکھیں، یادداشت سے نہیں، اور باقی انوائسز اسے وہیں سے لیں۔ وقتاً فوقتاً کسٹمر لسٹ دیکھ لیں کہ کوئی ریکارڈ بغیر TRN کے تو نہیں، اور ایسا ہو تو اگلا ریٹرن تیار ہونے سے پہلے اسے ٹھیک کر لیں۔

جاری شدہ انوائس میں ترمیم

انوائس کسٹمر تک پہنچ جائے تو خاموشی سے اسے بدلنے کا نتیجہ یہ نکلتا ہے کہ آپ کے پاس ایک ایسا ورژن رہ جاتا ہے جو کسٹمر کے پاس موجود کاپی سے مختلف ہے۔ قیمت، مقدار یا کسٹمر غلط ہو تو اصل انوائس کے خلاف کریڈٹ نوٹ جاری کریں اور نئی درست انوائس بنائیں۔ یوں ریکارڈ میں نظر آتا ہے کہ کیا بھیجا گیا، کیا درست کیا گیا اور کیوں۔

اپنے اکاؤنٹنٹ سے پوچھیں کہ آپ کی صورت میں تصحیح کیسے ہونی چاہیے۔ TAQNIX ERP میں کریڈٹ نوٹ اسی انوائس سے جڑا ہوتا ہے جس کی وہ تصحیح کرتا ہے، اس لیے کھاتے پڑھنے والا کوئی بھی شخص آپ سے پوچھے بغیر پورا سلسلہ دیکھ سکتا ہے۔ مہینوں بعد جب کوئی کسٹمر پرانی دستاویز پر سوال کرے تو یہ بھی کام آتا ہے، کیونکہ آپ جلد دیکھ لیتے ہیں کہ کیا بھیجا گیا اور کیا بدلا۔

نمبرنگ میں خلا اور تکرار

انوائس نمبر ایک واضح ترتیب میں چلنے چاہییں۔ خلا، دہرائے گئے نمبر، یا اسپریڈ شیٹ میں رکھی گئی دوسری سیریز ریویو کرنے والے کو یہ پوچھنے پر مجبور کرتی ہے کہ گم شدہ دستاویزات کہاں گئیں۔ عملی اصول سادہ ہے: ہر انوائس سسٹم سے جاری کریں اور پوسٹ ہو چکی انوائس کبھی ڈیلیٹ نہ کریں۔ اسے منسوخ کریں اور کریڈٹ نوٹ سے درست کریں۔

اگر آپ ایک سے زیادہ برانچ یا سرگرمی چلاتے ہیں تو اکاؤنٹنٹ کے ساتھ طے کر لیں کہ سب ایک ہی سیریز استعمال کریں گی یا ہر ایک کی اپنی ہوگی، پھر ہر مہینے اسی انتظام پر قائم رہیں۔ مدت کے بیچ میں انتظام بدلنے سے ریویو کرنے والے کو اعداد بے ترتیب لگ سکتے ہیں، چاہے کچھ بھی گم نہ ہوا ہو۔

کسٹمر کی غلط تفصیلات

قانونی نام میں املا کی غلطی، پرانا پتہ یا غلط TRN کسٹمر کو انوائس پر سوال اٹھانے یا دوبارہ جاری کرانے پر مجبور کر سکتا ہے، اور اس میں دونوں کا وقت لگتا ہے۔ پہلی انوائس سے پہلے نام کو ٹریڈ لائسنس سے ملا لیں، اور جب بھی کسٹمر کوئی تبدیلی بتائے تو ریکارڈ اپ ڈیٹ کریں۔ سپلائرز کے ریکارڈ کے ساتھ بھی یہی کریں، کیونکہ خریداری کی طرف بھی یہی غلطیاں سامنے آتی ہیں۔

ادائیگی کی صورتحال کا ریکارڈ نہ رکھنا

ریٹرن اس وقت جلد تیار ہوتا ہے جب آپ کو پہلے سے معلوم ہو کہ مدت کے آخر میں کیا رقم باقی ہے۔ اگر ادا شدہ اور غیر ادا شدہ انوائسز ایک اسپریڈ شیٹ میں گڈمڈ ہوں تو کام رک جاتا ہے جب تک کوئی فہرست دوبارہ نہ بنائے۔ ہر ادائیگی اس کی انوائس کے ساتھ درج کریں، ہر انوائس پر واجب الادا تاریخ ڈالیں، اور بقایا انوائسز کی فہرست مدت کے آخر میں نہیں بلکہ ہر ہفتے دیکھیں۔

ویٹ کا مختلف طریقوں سے راؤنڈ ہونا

اگر ایک دستاویز میں ویٹ سطر بہ سطر راؤنڈ ہو اور دوسری میں انوائس کے کل پر، تو رقوم میں چند فلس کا فرق آ سکتا ہے اور کسی کو وجہ یاد نہیں رہتی۔ اکاؤنٹنٹ کے ساتھ ایک طریقہ طے کریں، سسٹم کو ہر دستاویز پر 5% ویٹ ایک ہی طرح سے نکالنے دیں، اور ویٹ کی رقم کبھی ہاتھ سے دوبارہ نہ لکھیں۔ کوئی بھی انوائس بھیجنے سے پہلے یہ مختصر جانچ کر لیں، اور مطلوبہ تفصیلات کی مکمل فہرست FTA سے تصدیق کریں۔

• آپ کا TRN اور کسٹمر کا TRN موجود اور درست ہیں
• نمبر پچھلی انوائس کے فوراً بعد آتا ہے
• ویٹ سسٹم نے درہم میں اور دو اعشاریہ مقامات کے ساتھ نکالا ہے
• واجب الادا تاریخ مقرر ہے