ستة أخطاء في الفواتير تبطئ إقرار ضريبة القيمة المضافة

رقم تسجيل ضريبي ناقص أو خاطئ

ينبغي أن تحمل فواتيرك رقم التسجيل الضريبي (TRN) الخاص بك، وفي أغلب الحالات رقم عميلك أيضًا إذا كان منشأة مسجلة. راجع الهيئة الاتحادية للضرائب لتعرف بدقة ما يجب أن يظهر في كل نوع من الفواتير. فرقم واحد خاطئ يعني أن أحدهم سيضطر إلى ملاحقته لاحقًا، وغالبًا حين يكون الإقرار قد أُعدّ نصفه.

سجّل رقم كل عميل مرة واحدة في بطاقته، وانقله من شهادة التسجيل بدل كتابته من الذاكرة، ودع كل فاتورة تأخذه من هناك. وراجع قائمة العملاء بين حين وآخر بحثًا عن بطاقات لا تحمل رقمًا ضريبيًا على الإطلاق، وصححها قبل إعداد الإقرار التالي.

تعديل فاتورة صدرت بالفعل

متى وصلت الفاتورة إلى العميل فإن تعديلها بصمت يتركك بنسخة تختلف عن النسخة التي يحتفظ بها. فإذا كان السعر أو الكمية أو العميل خاطئًا فأصدر إشعار دائن بالفاتورة الأصلية ثم فاتورة جديدة صحيحة. وبهذا يُظهر السجل ما أُرسل وما صُحح وسبب التصحيح.

اسأل محاسبك كيف تُعالج التصحيحات في حالتك. وفي TAQNIX ERP يرتبط إشعار الدائن بالفاتورة التي يصححها، فيستطيع من يقرأ الدفاتر تتبع السلسلة دون أن يسألك. وهذا يفيدك بعد أشهر حين يستفسر عميل عن مستند قديم وتحتاج إلى أن ترى سريعًا ما أُرسل وما تغيّر.

فجوات وتكرار في الترقيم

يجب أن تسير أرقام الفواتير في تسلسل واضح واحد. فالفجوات والأرقام المكررة أو سلسلة ثانية تُحفظ في جدول بيانات تجعل المراجع يسأل أين ذهبت المستندات الناقصة. والقاعدة العملية بسيطة: أصدر كل فاتورة من النظام، ولا تحذف فاتورة بعد ترحيلها، بل ألغِها وصححها بإشعار دائن.

وإن كنت تدير أكثر من فرع أو نشاط فاتفق مع محاسبك على أن تشترك في تسلسل واحد أو أن يكون لكل منها تسلسله، ثم التزم بالترتيب نفسه كل شهر. فتبديل الترتيب في منتصف الفترة قد يجعل الأرقام تبدو لمن يراجعها غير متسقة، حتى حين لا ينقص شيء فعلًا.

بيانات عميل غير صحيحة

قد يدفع اسم قانوني بخطأ إملائي أو عنوان قديم أو رقم ضريبي خاطئ العميلَ إلى الاستفسار عن الفاتورة أو طلب إعادة إصدارها، وهذا يكلفكما وقتًا. قبل أول فاتورة قارن الاسم بالرخصة التجارية، وحدّث البطاقة كلما أخبرك العميل بتغيير. وافعل الشيء نفسه مع بطاقات الموردين، فالأخطاء نفسها تظهر في جانب المشتريات.

عدم تتبع حالة السداد

يصبح إعداد الإقرار أسرع حين تعرف مسبقًا ما بقي غير مسدد في نهاية الفترة. أما إذا اختلطت الفواتير المسددة وغير المسددة في جدول واحد فيتوقف العمل حتى يعيد أحدهم بناء القائمة. سجّل كل دفعة على فاتورتها، وضع تاريخ استحقاق على كل فاتورة، وراجع قائمة المتأخرات أسبوعيًا لا في آخر الفترة.

تقريب الضريبة بطرق مختلفة

إذا قرّب مستند الضريبة بندًا بندًا وقرّبها آخر على إجمالي الفاتورة فقد يختلف الرقمان ببضعة فلسات دون أن يتذكر أحد السبب. اتفق مع محاسبك على طريقة واحدة، واترك النظام يحسب ضريبة 5% بالطريقة نفسها في كل مستند، ولا تعد كتابة مبلغ الضريبة يدويًا. وقبل إرسال أي فاتورة أجرِ هذا الفحص السريع، وتأكد من قائمة البيانات المطلوبة كاملة لدى الهيئة الاتحادية للضرائب.

• رقمك الضريبي ورقم العميل موجودان وصحيحان
• الرقم التسلسلي يتبع الفاتورة السابقة مباشرة
• الضريبة محسوبة بواسطة النظام بالدرهم وبخانتين عشريتين
• تاريخ الاستحقاق محدد