مستندات بالعربية والإنجليزية لعملاء عُمان وموردي الخارج

مستند واحد لقارئين

قد تقرأ جهة حكومية العربية أولًا بينما يقرأ مدير إقليمي في المشتري نفسه الإنجليزية. وإذا احتفظت بنسختين من عرض السعر تباعدتا مع الوقت: يُعدَّل سعر في إحداهما وينسى في الأخرى. أما المستند الثنائي اللغة الواحد فيزيل هذا الخطر لأن اللغتين على السجل نفسه.

تصدر TAQNIX ERP عروض أسعار وأوامر بيع وفواتير وأوامر شراء بالعربية والإنجليزية، فيقرأ فريقك العربية بينما يقرأ المورد في الخارج الإنجليزية على أمر الشراء نفسه. اكتب المحتوى مرة واحدة، ثم قارن نسخة مطبوعة تجريبية بورق المراسلات الخاص بشركتك. ويوفر هذا الوقت أيضًا حين يطلب العميل نسخة، إذ لا توجد سوى نسخة واحدة للبحث عنها.

أسماء متسقة

يجب أن يُكتب اسم العميل بالطريقة نفسها في كل عرض سعر وفاتورة وإيصال، وبكلتا اللغتين. اختر الاسمين العربي والإنجليزي مرة واحدة، ويفضل من أوراق التسجيل التي قدمها لك العميل، واحفظهما في سجل العميل. فاختلاف الكتابة يربك كشوف الحساب ويستدعي أسئلة من قسم الحسابات لدى المشتري.

• كتابة واحدة لكل لغة منسوخة من أوراق رسمية
• رقم ضريبة القيمة المضافة محفوظ في سجل العميل لا مكتوب في كل فاتورة
• القاعدة نفسها لأسماء الموردين في أوامر الشراء
• اسم المسؤول عن التواصل والعنوان محدثان

أوصاف أصناف تُقرأ باللغتين

اكتب وصف كل منتج أو خدمة باللغتين واجعله قصيرًا. فعبارة «توريد وتركيب مكيف سبليت» أفضل من جملة طويلة، ويجب أن تقول الإنجليزية الشيء نفسه لا صيغة أقل دقة. وعلى المشتري الذي يقارن النصين أن يجد الصنف والكمية والوحدة نفسها.

اتفق مسبقًا على كلمات الوحدات، مثل قطعة وصندوق ويوم وشهر، واعتمد ترجمة واحدة لكل منها. فالفروق الصغيرة، كوحدة بكلمة في الإنجليزية وأخرى مختلفة في العربية، هي ما يتذكره العملاء ويعيدونه إليك. ودوّنها في قائمة قصيرة يراها كل من يعد عروض الأسعار.

مجاميع بالريال بثلاث خانات عشرية

يجب أن يظهر كل مجموع، في اللغتين، بالريال وبثلاث خانات عشرية، لأن الريال يساوي 1,000 بيسة. مثلًا، صافٍ قدره 1,250.500 ريال مع ضريبة 5% قدرها 62.525 ريال يعطي 1,313.025 ريال. وإن ظهر 1,250.5 في الجانب العربي و1,250.500 في الإنجليزي تساءل القراء عن تطابقهما.

اعرض الصافي والضريبة والإجمالي في أسطر منفصلة ليتحقق المشتري من كل منها. وقبل إرسال أول مستند إلى عميل جديد اطبعه وقارن كتلة المجاميع بالعربية والإنجليزية سطرًا سطرًا. فالفحص القصير هنا يوفر تبادلًا طويلًا للرسائل لاحقًا.

قالب واحد لا قالبان

أعدّ قالبًا واحدًا لعروض الأسعار وآخر للفواتير، يحمل كل منهما اللغتين، واستخدمهما مع كل العملاء. يبقي القالب الواحد الشعار والعنوان ورقم الضريبة وشروط السداد في مكانها نفسه كل مرة، وأي تعديل تجريه يصل إلى كل المستندات. واستخدم الصياغة نفسها للشيء نفسه، مثل الإجمالي والضريبة، في كل قالب.

قبل اعتماده، اطلب من قارئ عربي وآخر إنجليزي مراجعة نموذج من حيث المعنى والأرقام. وأصلح ما يجدانه في القالب مرة واحدة بدل إصلاحه في كل مستند بعد ذلك. وبعد اعتماده احفظ نسخة من الصياغة النهائية حيث يجدها فريقك، حتى لا يبتكر الزملاء الجدد نسخهم الخاصة.