أوامر الشراء لموردي المناطق الصناعية في الرسيل وصحار والدقم

عمل واحد وثلاثة مستندات

ابدأ كل عمل بعرض سعر للعميل. وعند قبوله سجّله أمر بيع، ثم قرّر عندها ما يجب شراؤه لتسليمه: قطع أو مواد أو خدمة من مقاول باطن. فيشير كل أمر شراء إلى مورّدك إلى عمل ذلك العميل، فتقرأ تكلفة العمل وسعر بيعه جنبًا إلى جنب.

وهذا الترتيب أهم للورش التي تشتري لعمل بعينه، كإصلاح مركبة في صحار أو أعمال تصنيع لموقع في الدقم. فأمر الشراء الذي يُكتب بعد وصول الفاتورة سجل لما حدث، أما الذي يُكتب قبلها فضابط لما توافق على دفعه.

أمر شراء يحسم الخلافات

اكتب في كل أمر شراء الصنف والكمية وسعر الوحدة المتفق عليه بالريال بثلاث خانات عشرية ونقطة التسليم ويوم التسليم المتوقع. وسمِّ نقطة التسليم بدقة، كورشتك في الرسيل أو بوابة موقع العميل، فالسائق ذو العنوان الغامض يكلفك يومًا. وأضف رقم أمر العميل ليُطابَق إشعار تسليم المورد مع العمل.

وأرسله بلغة يقرؤها موردك. تصدر TAQNIX ERP أوامر شراء بالعربية والإنجليزية، فيقرأ مورد في صحار ومصنّع في الخارج المستند نفسه كلٌّ بلغته. واجعل أمر شراء واحدًا لتسليم واحد، لا أمرًا مفتوحًا مستمرًا لا يستطيع أحد إغلاقه.

مطابقة فاتورة المورد

حين تصل فاتورة المورد قارنها بثلاثة أشياء: أمر الشراء وإشعار التسليم وما وصل فعلًا. وتتركز الفروق في الأسعار والكميات، ومع الأسعار ذات الخانات الثلاث يسهل الخطأ ويسهل إغفاله. فتحقق من سعر الوحدة حتى البيسة قبل الدفع، لا من الإجمالي في أسفل الفاتورة فقط.

مثلًا، تطلب 40 وحدة بسعر 2.450 ريال، أي 98.000 ريال مع ضريبة 5% قدرها 4.900 ريال، فالمجموع 102.900 ريال. وتأتي الفاتورة بسعر 2.540 ريال للوحدة، أي بتبديل رقمين: 101.600 ريال مع ضريبة 5.080 ريال، فالمجموع 106.680 ريال. تزيد الفاتورة على الأمر بمقدار 3.780 ريال، ولا يكشف ذلك إلا فحص بندًا بندًا مقابل أمر الشراء.

حالة السداد ومواعيدك أنت

لكل فاتورة مورد تاريخ استحقاق تحدده مدة السداد المتفق عليها، ولها حالة: غير مسددة أو مسددة جزئيًا أو مسددة. راجع الفواتير المستحقة في الأسبوع القادم قبل أن تقرر ما تدفعه، وقابلها بما يدين به عملاؤك لك. فالدفع المبكر بحكم العادة يجفف الحساب، والدفع المتأخر يضعف رغبة المورد في تسليم طلبك العاجل التالي.

وسجّل الدفعات الجزئية عند حدوثها. فالمورد في صحار الذي يتقاضى نصف المبلغ الآن ونصفه لاحقًا ينبغي أن يرى دفعتين على فاتورة واحدة لا مرجعًا جديدًا كل مرة. وبهذا تبقى قائمة الفواتير صادقة، ويبقى الحديث مع المورد قصيرًا وودّيًا إن ظهر استفسار.

الطلبات المتكررة للعملاء الدائمين

العملاء الدائمون، كمصنع يشتري المستهلكات نفسها أو صاحب أسطول يُدخل مركباته تباعًا، يطلبون الأشياء ذاتها مرة بعد مرة. ابدأ كل طلب متكرر من آخر عرض سعر وآخر أمر شراء، وغيّر ما تغيّر فقط: السعر أو الكمية أو يوم التسليم. فهذا أسرع من إعادة الكتابة ويُبقي الصياغة واحدة للمورد والعميل.

وأعد فحص الأسعار في كل طلب متكرر. فقد يكون سعر المورد تغيّر منذ المرة السابقة، وعرض العميل المبني على السعر القديم قد يُذهب هامش العمل كله. اعتبر تغيّر السعر سببًا لتتحدث إلى العميل قبل التسليم لا بعد الفاتورة.

ما تراجعه كل أسبوع

اختر موعدًا ثابتًا كل أسبوع، وكلّف شخصًا واحدًا بإعداد القائمة، واجعل المراجعة قصيرة وعملية. المطلوب ليس تقريرًا طويلًا، بل أن ترى بنظرة واحدة ما تأخر وما استُحق وما نُسي. وكل ما يظهر في القائمة يُسند إلى مسؤول وموعد قبل أن ينتهي الاجتماع: من يتصل بمن، وبأي مستند، وإلى متى.

• أوامر الشراء المرسلة ولم تُسلَّم بعد
• شحنات استُلمت بلا فاتورة مورد، وفواتير بلا أمر شراء مطابق
• فواتير الموردين المستحقة في الأسبوع القادم
• طلبات عملاء مقبولة لم يُطلب ما يلزمها من المورد بعد
• عملاء دائمون لم يطلبوا منذ مدة أطول من المعتاد