عمانی کسٹمرز اور سپلائرز کے لیے عربی اور انگریزی دستاویزات

دو قارئین کے لیے ایک دستاویز

ہو سکتا ہے کسی وزارتی دفتر میں عربی پہلے پڑھی جائے جبکہ اسی خریدار کا ریجنل مینیجر انگریزی پڑھتا ہو۔ اگر آپ کوٹیشن کے دو ورژن رکھیں تو وہ آہستہ آہستہ الگ ہو جاتے ہیں: ایک میں قیمت بدلی جاتی ہے اور دوسرے میں بھول جاتی ہے۔ ایک دو لسانی دستاویز یہ خطرہ ختم کر دیتی ہے کیونکہ دونوں زبانیں ایک ہی ریکارڈ پر ہوتی ہیں۔

TAQNIX ERP عربی اور انگریزی میں کوٹیشن، سیلز آرڈر، انوائس اور پرچیز آرڈر بناتا ہے، یوں آپ کی ٹیم عربی پڑھ سکتی ہے جبکہ بیرونِ ملک سپلائر اسی پرچیز آرڈر پر انگریزی پڑھتا ہے۔ مواد ایک بار لکھیں، پھر نمونے کا پرنٹ اپنے لیٹر ہیڈ کے ساتھ ملا کر دیکھ لیں۔ جب کسٹمر کاپی مانگے تو وقت بھی بچتا ہے، کیونکہ ڈھونڈنے کو صرف ایک ہی ورژن ہوتا ہے۔

یکساں نام

کسٹمر کا نام ہر کوٹیشن، انوائس اور رسید میں، دونوں زبانوں میں، ایک ہی طرح لکھا جانا چاہیے۔ عربی اور انگریزی نام ایک بار طے کریں، بہتر ہے کہ کسٹمر کے دیے ہوئے رجسٹریشن کاغذات سے، اور دونوں کسٹمر ریکارڈ میں محفوظ کریں۔ مختلف ہجے اسٹیٹمنٹ کو الجھاتے ہیں اور خریدار کے اکاؤنٹس کی طرف سے سوال کھڑے کرتے ہیں۔

• ہر زبان میں ایک ہی ہجے، سرکاری کاغذات سے نقل کیے ہوئے
• ویٹ نمبر کسٹمر ریکارڈ میں محفوظ ہو، ہر انوائس پر الگ سے نہ لکھا جائے
• پرچیز آرڈر پر سپلائر کے ناموں کے لیے بھی یہی اصول
• رابطہ شخص اور پتہ تازہ رکھا جائے

ایسی تفصیل جو دونوں زبانوں میں پڑھی جائے

ہر پروڈکٹ یا سروس کی تفصیل دونوں زبانوں میں لکھیں اور مختصر رکھیں۔ «اسپلٹ ایئر کنڈیشنر کی سپلائی اور تنصیب» جیسا فقرہ لمبے جملے سے بہتر رہتا ہے، اور عربی میں بھی وہی بات ہو، کوئی ڈھیلا ورژن نہیں۔ دونوں کا موازنہ کرنے والے خریدار کو وہی چیز، وہی مقدار اور وہی یونٹ ملنا چاہیے۔

یونٹس کے الفاظ پہلے سے طے کر لیں، جیسے عدد، ڈبہ، دن اور مہینہ، اور ہر ایک کا ایک ہی ترجمہ استعمال کریں۔ چھوٹی سی بے ترتیبی، جیسے انگریزی میں ایک یونٹ لفظ اور عربی میں دوسرا، وہی بات ہے جو کسٹمر کو یاد رہتی ہے اور آپ کو لوٹا دیتا ہے۔ انہیں ایک مختصر فہرست میں لکھ لیں جو کوٹیشن بنانے والا ہر شخص دیکھ سکے۔

تین اعشاریہ کے ساتھ ریال میں کل رقم

ہر کل رقم، دونوں زبانوں میں، ریال میں تین اعشاریہ تک نظر آنی چاہیے، کیونکہ 1 ریال 1,000 بیسہ کا ہوتا ہے۔ مثال کے طور پر OMR 1,250.500 بغیر ٹیکس رقم پر 5% ویٹ (VAT) OMR 62.525 ملا کر OMR 1,313.025 بنتا ہے۔ اگر عربی طرف 1,250.5 اور انگریزی طرف 1,250.500 لکھا ہو تو پڑھنے والے سوچیں گے کہ دونوں ایک ہیں یا نہیں۔

بغیر ٹیکس رقم، ویٹ اور کل الگ لائنوں میں دکھائیں تاکہ خریدار ہر ایک کو جانچ سکے۔ نئے کسٹمر کو پہلی دستاویز بھیجنے سے پہلے اسے پرنٹ کریں اور عربی اور انگریزی کے کل والے حصے کو لائن بہ لائن ملا لیں۔ یہاں مختصر سی جانچ بعد کی لمبی ای میل بازی سے بچا لیتی ہے۔

دو نہیں، ایک ٹیمپلیٹ

کوٹیشن کے لیے ایک اور انوائس کے لیے ایک ٹیمپلیٹ بنائیں، دونوں میں دونوں زبانیں ہوں، اور انہیں ہر کسٹمر کے لیے استعمال کریں۔ ایک ٹیمپلیٹ لوگو، پتہ، ویٹ نمبر اور ادائیگی کی شرائط کو ہر بار ایک ہی جگہ رکھتا ہے، اور آپ جو تبدیلی کریں وہ ہر دستاویز تک پہنچتی ہے۔ ہر ٹیمپلیٹ میں ایک چیز کے لیے ایک ہی لفظ استعمال کریں، جیسے کل اور ویٹ۔

نافذ کرنے سے پہلے ایک عربی قاری اور ایک انگریزی قاری سے نمونے کو مفہوم اور اعداد کے لحاظ سے جانچنے کو کہیں۔ جو کچھ وہ بتائیں اسے بعد میں ہر دستاویز میں ٹھیک کرنے کے بجائے ٹیمپلیٹ میں ایک بار درست کر لیں۔ منظوری کے بعد حتمی الفاظ کی ایک کاپی ایسی جگہ رکھیں جہاں آپ کی ٹیم کو مل جائے، تاکہ نئے ساتھی اپنا الگ ورژن نہ بنا لیں۔