پہلے ڈیمو سے پہلے
اپنے کاروبار سے چار اصل دستاویزات جمع کریں: حالیہ کوٹیشن، انوائس، پرچیز آرڈر، اور کریڈٹ نوٹ یا واپسی۔ لکھ لیں کہ ہر ایک کون بناتا ہے، کن دفاتر سے گزرتی ہے، اور کون سے کسٹمر اسے عربی میں وصول کرتے ہیں۔ ہر سسٹم کو وینڈر کی نمونہ کمپنی نہیں، یہی کاغذات سنبھالنے ہیں۔ انہیں ہر ملاقات میں لے جائیں، اور ہر وینڈر سے یہی دس سوال پوچھیں تاکہ جوابات کا موازنہ ہو سکے۔
ریال، بیسہ اور ویٹ
سوال 1: کیا ہر دستاویز، رپورٹ اور ادائیگی کی اسکرین پر رقم تین اعشاریہ تک نظر آتی ہے، اور کہیں خاموشی سے دو اعشاریہ پر راؤنڈ تو نہیں ہوتی؟ سوال 2: کیا ویٹ ہر لائن پر لگتا ہے، تاکہ 5% والی پروڈکٹ اور مختلف ٹریٹمنٹ والی سروس ایک انوائس میں آ سکیں، اور کیا آپ دیکھ سکتے ہیں کہ راؤنڈنگ کیسے ہوتی ہے؟ اپنے اکاؤنٹنٹ سے پوچھیں کہ آپ کو کون سا طریقہ چاہیے۔
سوال 3: کیا انوائس کے مقابل جزوی کریڈٹ نوٹ جاری ہو سکتا ہے اور کیا بیسہ کا حساب نظر آتا ہے؟ وینڈر سے کہیں کہ آپ کے سامنے کر کے دکھائے۔ TAQNIX ERP انوائسوں کے ساتھ 5% ویٹ والے کریڈٹ نوٹ دیتا ہے، لیکن اصل بات یہ ہے کہ آپ کسی بھی سسٹم کو اپنے اعداد سنبھالتے دیکھیں۔
عربی اور انگریزی، کاغذ پر اور فون پر
سوال 4: کیا کوٹیشن، انوائس اور پرچیز آرڈر ایک ہی دستاویز پر عربی اور انگریزی میں چھپتے ہیں، کسٹمرز کے نام دونوں زبانوں میں محفوظ ہیں، اور کیا لے آؤٹ دائیں سے بائیں درست پڑھا جاتا ہے؟ اپنے لیٹر ہیڈ پر نمونہ پرنٹ کریں اور عربی طرف کسی عربی قاری سے پڑھوائیں، وینڈر کے لیپ ٹاپ کے اسکرین شاٹ پر اکتفا نہ کریں۔
سوال 5: مہینے کے آخر میں کوئی مسئلہ آئے تو عربی میں کون جواب دے گا، کن اوقات میں، اور کس ذریعے سے؟ یہ بھی پوچھیں کہ آپ کو سپورٹ دینے والا ویٹ اور عمانی کاغذی کارروائی بھی سمجھتا ہے یا صرف سافٹ ویئر۔ اچھا جواب اوقات اور ذریعہ بتاتا ہے، عمومی وعدہ نہیں۔
ای انوائسنگ اور کئی گورنریٹس میں دفاتر
سوال 6: وینڈر آج عمان کے ای انوائسنگ پروگرام فوترہ کے بارے میں کیا کہتا ہے، اور کیا وہ یہ تحریری دے گا؟ قواعد اور ٹائم لائن عمان ٹیکس اتھارٹی کے ہیں، اس لیے سیلز میٹنگ میں کہی گئی کسی تاریخ یا وعدے کو احتیاط سے لیں، اور پوچھیں کہ تقاضے بدلے تو آپ کو اپنے ریکارڈ میں کیا بدلنا ہوگا۔
سوال 7: اگر آپ کا ہیڈ آفس مسقط میں، برانچ صحار میں اور دکان صلالہ میں ہو تو کیا ایک کمپنی ایک ہی کسٹمر فہرست اور ایک ہی نمبرنگ رکھ سکتی ہے، جبکہ ہر دفتر صرف وہ دیکھے جو اسے چاہیے؟ پوچھیں کہ دوسرے دفتر کی انوائسیں کون دیکھ سکتا ہے، اور جس کسٹمر کو دو دفاتر سنبھالتے ہوں وہ دو بار نہیں، ایک بار کیسے آتا ہے۔
آپ کیسے نکلیں گے، اور ڈیٹا کہاں رہتا ہے
سوال 8: کیا آپ جب چاہیں اپنے کسٹمرز، سپلائرز، اشیا، انوائسیں اور ادائیگیاں سسٹم سے ایسی فائلوں میں نکال سکتے ہیں جو دوسرے پروگراموں میں کھل جائیں، اور کیا اس کی کوئی قیمت ہے؟ ممکن ہے آپ کبھی نہ چھوڑیں، مگر جو کاروبار چھوڑ نہیں سکتا اس کے پاس قیمت یا سروس پر کوئی زور نہیں رہتا۔ ڈیمو کے دوران نمونہ ایکسپورٹ مانگیں اور خود کھول کر دیکھیں۔
سوال 9: سسٹم کلاؤڈ پر چلے گا یا آپ کے اپنے کمپیوٹر یا سرور پر؟ کلاؤڈ کا مطلب ہے کہ مشین کوئی اور چلائے گا اور آپ ہر سائٹ پر قابلِ اعتماد کنکشن پر انحصار کریں گے۔ اپنا کمپیوٹر ڈیٹا آپ کے احاطے میں رکھتا ہے مگر بیک اپ اور اپ ڈیٹ آپ کا کام بن جاتے ہیں۔ دونوں صورتوں میں پوچھیں کہ بیک اپ کی ذمہ داری کس کی ہے۔
اپنے کیس پر ڈیمو مانگیں
سوال 10: کیا وینڈر ڈیمو نمونہ کمپنی کے بجائے آپ کی دستاویزات پر چلائے گا؟ شروع ہی میں اسے اپنے چاروں کاغذات دیں اور دیکھیں کہ وہ کوٹیشن بنا کر سیلز آرڈر میں بدلتا ہے، انوائس کرتا ہے، جزوی ادائیگی درج کرتا ہے اور کریڈٹ نوٹ جاری کرتا ہے۔ TAQNIX ERP یہ پورا سلسلہ، کوٹیشن سے 5% ویٹ والے کریڈٹ نوٹ تک، سنبھالتا ہے۔ اسے بھی اپنے کاغذات سے آزمائیں جیسے کسی اور وینڈر کو۔
- آپ کی چار نمونہ دستاویزات، عربی میں جہاں کسٹمر عربی کی توقع رکھتے ہوں
- ملی جلی ویٹ لائنوں والی ایک انوائس اور تین اعشاریہ کا ایک ٹیڑھا کل
- ان دفاتر کی فہرست جو سسٹم استعمال کریں گے
- ویٹ راؤنڈنگ پر آپ کے اکاؤنٹنٹ کا جواب
یہ عمومی معلومات ہیں، قانونی یا ٹیکس مشورہ نہیں۔ قواعد کی تصدیق متعلقہ اتھارٹی یا اپنے اکاؤنٹنٹ سے کر لیں۔
